Hướng dẫn cách tra cứu vận đơn đường biển nhanh chóng mới nhất 2023

Những đơn hàng được gửi bằng tàu biển thường có quãng đường dài, thời gian vận chuyển lâu. Chính vì vậy, quá trình này cần phải thực hiện đầy đủ các thủ tục và giấy tờ đi kèm. Bên cạnh đó, việc tra cứu vận đơn đường biển cũng rất quan trọng. Trong bài viết này, An Tín Logistics sẽ hướng dẫn cụ thể hơn về cách tra cứu các vận đơn được gửi bằng đường tàu biển.

Khái niệm tra cứu vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Tra cứu vận đơn đường biển là việc làm cần thiết, dùng để biết chính xác tình trạng đơn hàng của các bạn. Ở bất kỳ hãng vận chuyển nào, hàng hóa gửi đi đều được gắn liền với một mã vận đơn. Qua đó, chúng ta có thể nắm thông tin về ngày gửi, địa điểm giao nhận, tình trạng kiện hàng…

Trước đây, nếu muốn tra cứu vận đơn, quý khách phải liên hệ trực tiếp với hãng tàu vận chuyển lô hàng của quý khách. Nhân viên CSKH sẽ tra cứu trên hệ thống nội bộ và thông báo lại với các bạn về tình trạng đơn hàng. Tuy nhiên, ngày nay, hầu hết các hãng tàu vận chuyển và công ty logistics đã ứng dụng công nghệ hiện đại, giúp chúng ta chủ động trong việc tra cứu tình trạng của lô hàng dựa trên mã số vận đơn đường biển của mình.

Tra cứu vận đơn đường biển nhằm mục đích gì?

Việc tra cứu vận đơn, đặc biệt là những hàng hóa được gửi đi bằng đường biển, sẽ giúp ích rất nhiều cho các khách hàng. Chúng ta kiểm soát được thông tin lô hàng như hàng hóa có được giao đúng địa chỉ hay không, có đảm bảo được thời gian giao nhận dự kiến không. Từ đó, chủ động hơn trong các công việc liên quan, tiết kiệm thời gian tra cứu gián tiếp.

Ngoài ra, khi tra cứu, khách hàng sẽ kịp thời đưa ra những phương án giải quyết trong trường hợp có rủi ro vận chuyển về gửi nhầm địa chỉ hay nhầm đơn hàng… Từ đó, tránh được các phát sinh về chi phí, thời gian làm ảnh hưởng đến công việc và chất lượng hàng hóa.

Hướng dẫn cách tra cứu vận đơn đường biển nhanh nhất

1. Sau khi hoàn tất thủ tục khai báo thông tin, số liệu của lô hàng (gửi SI & VGM) với công ty vận chuyển, các bạn sẽ nhận được Vận đơn đường biển.
2. Từ đó, chúng ta sẽ truy cập vào trang web của công ty vận chuyển và tiến hành các thao tác tra cứu ở phần Shipment Tracking.
3. Có 2 cách kiểm tra, đó là sử dụng mã vận đơn đường biển hoặc số container.
4. Các bạn điền thông tin vào các ô yêu cầu tương ứng, dựa vào vận đơn đường biển của lô hàng, sau đó nhấn “Tra cứu” để biết được thông tin chi tiết về đơn hàng của mình.

Cụ thể, trong phần tra cứu sẽ hiện lên thông tin về ngày giờ tàu xuất phát từ cảng, thời gian neo đậu tại cảng trung chuyển, tên tàu, số hiệu tàu và một số thông tin khác, tùy vào từng đơn vị vận chuyển. Hầu hết các thông tin cơ bản sẽ được hiển thị để quý khách hàng chủ động và kiểm soát được lịch trình hàng hóa.

Những lưu ý chính khi thực hiện tra cứu vận đơn

Khi thực hiện tra cứu vận đơn, các bạn cần phải chú ý đến những yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn đồng thời thuận tiện cho quá trình vận chuyển và bàn giao hàng hoá. Những lưu ý quan trọng đó là:

• Tính pháp lý, thông tin ghi trên vận đơn phải chính xác và đầy đủ thông tin được yêu cầu về mặt pháp lý. Các tình huống phát sinh liên quan đến hàng hoá sẽ dựa vào thông tin này để đối chứng;
• Thông tin ghi nhập trên vận đơn, cần phải được kiểm tra thật kỹ càng về độ chính xác để không xảy ra việc phát sinh tranh chấp ngoài ý muốn. Những thông tin yêu cầu kiểm tra gồm: số lượng, loại hàng và ngày thực hiện giao dịch,…

Một số câu hỏi liên quan

Cách tra cứu mã vận đơn trên khá thông dụng và được nhiều cá nhân, doanh nghiệp áp dụng hiệu quả. Dưới đây là một số thắc mắc của khách hàng về việc tra cứu vận đơn đường biển:

Người nhận hàng có thể tra cứu được mã vận đơn không?

Người nhận hoặc bất kỳ ai có mã vận đơn đường biển đều có thể kiểm tra được tình trạng đơn hàng. Bạn chỉ cần truy cập vào trang web của công ty vận chuyển và làm theo hướng dẫn như phần trên bài viết là có thể biết được chính xác thông tin về đơn hàng.

Tra cứu vận đơn đường biển có mất thêm phí không?

Ở hầu hết các hãng logistics, ngoài tổng phí vận chuyển, khách hàng sẽ không phải trả thêm bất kỳ một khoản tiền nào khác. Vì vậy, việc tra cứu vận đơn đường biển nói riêng và bằng các phương thức khác nói chung hoàn toàn không mất thêm chi phí.

Ngoài việc tra cứu vận đơn, còn cách nào khác để biết được tình trạng đơn hàng hay không?

Ngoài việc tự tra cứu vận đơn, quý khách có thể gọi điện trực tiếp đến số điện thoại của nhân viên phụ trách lô hàng thuộc Công ty vận chuyển để biết được các thông tin về đơn hàng. Tuy nhiên, bạn vẫn phải cung cấp mã vận đơn để nhân viên tra cứu trên hệ thống.

Phần mềm nào tra cứu vận đơn đường biển uy tín và nhanh nhất?

Các bạn có thể tham khảo một số phần mềm giúp tra cứu vận đơn đường biển và lịch tàu biển như dưới đây:

• Phần mềm theo dõi và giám sát tàu biển với thiết bị AIS Vishipel. Ứng dụng này cho phép các doanh nghiệp vận tải biển và cơ quan quản lý nhà nước thuộc ngành hàng hải có điều kiện khai thác cảng. Đồng thời, dễ dàng trong việc tìm kiếm thông tin, vị trí hiện tại của tàu vận tải ra vào cảng biển, luồng lạch và vùng ven biển (cách bờ 30 hải lý);
• Phần mềm được áp dụng trên giao diện Website, sở hữu dữ liệu bản đồ số chất lượng cao. Thông tin về vị trí tàu hiện tại luôn được cập nhập liên tục 24/7 với tốc độ nhanh và độ chính xác cao. Bên cạnh vị trí tàu, các bạn còn cập nhập những thông tin liên quan đến hướng đi, hướng mũi tàu, trạng thái hành trình, tên tàu, quốc tịch, cảng đến, vận tốc, tốc độ quay mũi, MMSI và thời gian dự kiến cập cảng,…

Điểm khác biệt giữa vận đơn đường biển, đường bộ và đường hàng không

Hoạt động tra cứu vận đơn đường biển, đường hàng không và đường bộ hầu như không có điểm khác biệt nào lớn. Chúng chỉ khác biệt ở phần thông tin được thể hiện trên vận đơn kèm với đó là cách đặt vận đơn theo từng đơn vị khác nhau.

Phụ thuộc vào đơn vị vận tải mà thông tin được thể hiện trên vận đơn sẽ bao gồm những yếu tố cụ thể như sau:

• Tên và địa chỉ người vận chuyển hàng;
• Cảng xếp hàng lên tàu;
• Cảng bốc dỡ hàng xuống;
• Tên kèm địa chỉ bên gửi hàng;
• Tên cùng địa chỉ thường trú bên nhận hàng;
• Bên thông báo chỉ định và đại lý;
• Ký mã hiệu;
• Thể tích hay trọng lượng tính luôn bì;
• Số lượng kiện hàng;
• Tên hàng hoá vận chuyển;
• Địa điểm cùng thời gian cung cấp vận đơn;
• Số bản gốc của vận đơn;
• Chữ ký của người thực hiện vận chuyển hàng hoá.

Lời kết

Việc tra cứu vận đơn đường biển sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp kiểm soát đơn hàng và chủ động hơn trong công việc. Hi vọng với những chia sẻ trên đây, quý khách hàng đã có thêm những thông tin hữu ích để tra cứu vận đơn đường biển một cách nhanh chóng và dễ dàng. Chúc các bạn vui vẻ!

An Tín Logistics