VGM là gì? Vai trò của VGM trong xuất khẩu và chi tiết cách khai báo

Phiếu VGM là chứng từ bắt buộc mà chủ hàng hóa phải cung cấp cho cảng và hãng tàu khi xuất container hàng bằng phương tiện đường biển. Vậy VGM là gì? Nó có vai trò như thế nào trong xuất khẩu? Ngay sau đây, An Tín Logistics sẽ chia sẻ đến bạn đọc một số thông tin cần thiết liên quan đến loại chứng từ này.

VGM là gì?

VGM (Verified Gross Mass) là giấy tờ chứng từ dùng để xác nhận khối lượng của container hàng xuất khẩu. Loại phiếu này được quy định trong SOLAS (Safety of Life at Sea Convention – Công ước an toàn sinh mạng con người trên biển), có hiệu lực vào ngày 01 tháng 07 năm 2016.

Hiểu rõ hơn, nếu khai báo tải trọng hàng không đúng sẽ dẫn đến việc sắp xếp vị trí hàng hóa trên tàu bị sai dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Do đó, mục đích của VGM là kiểm soát trình trạng quá tải ở các container hàng. Từ đó, tăng mức độ an toàn cho con người, tàu và hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Trên thực tế, việc đóng hàng quá tải so với tiêu chuẩn và khai báo sai khối lượng container hàng vẫn còn tồn tại. Nó là nguyên nhân gây ra những vụ tai nạn cho tàu chở hàng, đe dọa tính mạng của các thủy thủ.

Khai báo phiếu VGM là thủ tục thực sự cần thiết. Bản thân chủ hàng cũng cần phải ý thức được mức độ nguy hiểm của việc đóng hàng quá tải. Từ đó phối hợp với bộ phận cân để giám sát và khai báo trung thực nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa và con người khi vận chuyển.

VGM đóng vai trò quan trọng như thế nào trong xuất khẩu?

Về cơ bản, VGM giúp các hãng tàu biết được trọng tải container hàng. Điều này đảm bảo tính chính xác, an toàn cũng như đạt hiệu quả tốt về lưu trữ, bảo quản hàng xuất khẩu. Có thể nói, vai trò của phiếu VGM được thể hiện qua 2 khía cạnh sau:

• Đảm bảo an toàn cho người và hàng hóa trong quá trình vận chuyển trên biển.
• Giúp các hãng tàu tính toán, sắp xếp vị trí và phân phối kho hàng nhằm tăng hiệu quả lưu trữ cũng như bảo quản hàng hóa.

Qua đó, chúng ta có thể hiểu:

• Hãng tàu có thể yêu cầu chủ hàng rút bớt tải nếu trọng lượng container hàng vượt quá tải trọng đóng hàng cho phép. Thậm chí, một số trường hợp, hãng tàu có quyền từ chối vận chuyển hàng.
• Bộ phận khai thác sẽ dựa vào VGM để chủ động sắp xếp vị trí của từng container hàng. Thông thường, việc tính toán sẽ sử dụng một phần mềm chuyên dụng. Do đó, các phương án đưa ra sẽ là tối ưu và đảm bảo an toàn nhất cho tàu.

Như vậy, việc khai báo VGM chỉ liên quan đến 2 chủ thể là chủ hàng hóa và hãng tàu. Nó hoàn toàn không ảnh hưởng đến quá trình làm thủ tục hải quan.

2 phương pháp tính VGM

Sau khi đã giới thiệu đến bạn đọc về VGM trong xuất nhập khẩu là gì, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu chi tiết các phương pháp tính VGM.

• Phương pháp thứ nhất: Cân riêng hàng hóa (Gross Weight), sau đó cộng thêm khối lượng vỏ container. Đây sẽ là khối lượng để khai báo VGM.
• Phương pháp thứ hai: Cân toàn bộ xe container hàng (gọi là A1), tiếp đến hạ container hàng xuống cảng và cân lại xe (gọi là A2). Khối lượng VGM sẽ được tính bằng hiệu (A1 – A2).

Hiện nay, khối lượng VGM chủ yếu được xác định dựa vào khai báo của chủ hàng hóa. Do đó, các chủ hàng sẽ phải tự chịu trách nhiệm với những gì đã khai báo.

Những thông tin cần khai báo trong Verified Gross Mass

Có 2 nguồn thông tin cần phải khai báo trong Verified Gross Mass là thông tin bắt buộc và thông tin bổ sung. Cụ thể:

Thông tin bắt buộc

Các thông tin bắt buộc trong khai báo phiếu VGM là:

• Container Number – Số lượng container.
• Ocean Carrier Booking Number – Số booking của hãng tàu.
• Max Gross Weight – Khối lượng sử dụng lớn nhất.
• Unit of Measurement – Đơn đo lường.
• Responsible Party/ Shipper named on the carrier’s bill of lading – Bên chịu trách nhiệm/ tên chủ hàng hóa trên MBL.
• Authorized person – Người/bên thứ ba được ủy quyền

Thông tin bổ sung

Ngoài ra còn một số thông tin bổ sung như sau:

• Weighing date – Ngày cân.
• Ordering Party – Bên mua.
• Shipper’s Internal Reference – Số kiểm soát nội bộ của chủ hàng.
• Weighing Method – Phương pháp tính VGM.
• Weighing Facility – Dụng cụ cân.
• Documentation Holding Party – Bên giữ chứng từ.
• Country of Method 2 – Quốc gia, áp dụng trong trường hợp tính VGM theo cách thứ 2.

3 nội dung quan trọng cần lưu ý khi điền khai báo VGM

Như đã nói ở trên, trong phiếu VGM có các thông tin bắt buộc chủ hàng phải điền và một số nội dung cần đảm bảo chính xác, bao gồm:

• Max Gross Weight – Khối lượng sử dụng lớn nhất: Đây là khối lượng tối đa mà một container được phép đóng hàng để vận chuyển lên tàu. Nó được quy định rõ trong bảng CSC và tại cửa của container.
• Verified Gross Mass – Xác nhận khối lượng toàn bộ: Là tổng khối lượng thực tế của cả container hàng. VGM bao gồm khối lượng hàng hóa, vật liệu chèn lót, trọng lượng vỏ container rỗng và toàn bộ những vật khác có trong container.
• Name of weighing scale/Address – tên đơn vị, địa chỉ cân: Nếu tự cân, chúng ta điền thông tin chủ hàng hoặc tên đơn vị cân nếu bạn thuê ngoài.

Quy trình xác nhận VGM đối với các loại hàng container

Dưới đây là quy trình xác nhận VGM đối với hàng container (FCL) và hàng lẻ (LCL).

Hàng container đóng tại kho

Quy trình xác nhận VGM gồm 4 bước như sau:

• Bước 1: Chủ hàng sẽ đăng ký cân hàng hóa tại kho.
• Bước 2: Chủ hàng hoặc forwarder phối hợp cùng bộ phận cân hàng để giám sát quá trình cân.
• Bước 3: Quá trình cân hoàn tất, kho hàng sẽ cấp 2 bản VGM, chủ hàng giữ 1 bản và lưu tại kho 1 bản.

Trong trường hợp container hàng vượt quá trọng lượng tối đa thì chủ hàng bắt buộc phải dỡ bỏ bớt hàng hóa đến khi đạt cân trọng lượng cân VGM tiêu chuẩn. Nếu không đạt được thỏa thuận này, hãng tàu có quyền từ chối việc vận chuyển hàng.

• Bước 4: Cuối cùng, chủ hàng/forwarder sẽ đưa phiếu VGM cho hãng tàu.

Hàng container đóng tại bãi

Đối với hàng đóng tại bãi, chúng ta cũng tiến hàng theo 4 bước:

• Bước 1: Đóng phí thương vụ cảng hoặc phí phát hành chứng từ TCT. Sau đó, các bạn nhận hóa đơn và phiếu xuất/nhập bãi.
• Bước 2: Chủ hàng đưa phiếu xuất/nhập bãi cho nhân viên cân để tiến hàng cân container hàng của mình.
• Bước 3: Nhận phiếu VGM từ kho bãi. Cũng giống như với hàng đóng tại kho, nếu trọng lượng container hàng bị quá tải, chủ hàng cũng bắt buộc phải dỡ bớt hàng hóa.
• Bước 4: Tương tự như hàng đóng tại kho, chủ hàng đưa phiếu VGM cho đơn vị vận chuyển.

Với hàng lẻ LCL

Hàng lẻ LCL đơn giản hơn với 2 bước sau:

• Bước 1: Tại thương vụ cảng, chủ hàng nộp tiền nhận phiếu xuất nhập khẩu.
• Bước 2: Chủ hàng nộp phiếu xuất nhập khẩu để cân hàng.
• Bước 3: Sau khi cân xong, chủ hàng nhận phiếu VGM và nộp lại cho đơn vị vận chuyển.

Đối tượng chịu trách nhiệm khai VGM là ai?

Khai báo phiếu VGM được thực hiện với hàng xuất khẩu. Người gửi hàng (shipper) sẽ chịu trách nhiệm lập VGM và cung cấp chứng từ này cho hãng tàu. Thời gian gửi Verified Gross Mass sẽ được quy định cụ thể Booking.

Lưu ý, trong trường hợp người gửi hàng không khai báo hoặc nộp phiếu VGM không đúng quy định sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý và các chi phí khác phát sinh.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin mà An Tín Logistics muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng, sau bài viết này, các bạn đã hiểu được VGM là gì cũng như vai trò quan trọng của nó trong quá trình xuất khẩu và vận chuyển hàng hóa. Chúc các bạn vui vẻ!