Proforma Invoice là gì? Cách phân biệt Proforma và Commercial Invoice

Khi mua bán hàng hóa quốc tế, người bán và người mua cần xác nhận các thông tin về hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán,… Proforma Invoice là một loại chứng từ giúp xác nhận các thông tin này.

Vậy Proforma Invoice là gì? Nó được sử dụng như thế nào trong xuất nhập khẩu? Hãy cùng An Tín Logistics tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice là một loại hóa đơn được cung cấp trước khi hàng hóa/dịch vụ được giao hoặc hoàn tất. Khi bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ một doanh nghiệp ở nước ngoài, bạn sẽ cần phải cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch của mình. Thông tin này thường được cung cấp trong một loại chứng từ được gọi là Proforma Invoice (PI).

Một số vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, bao gồm:

• Xác nhận các điều khoản của giao dịch:Proforma Invoice giúp hai bên mua và bán hiểu rõ hơn về các điều khoản của giao dịch, bao gồm giá cả, số lượng, phương thức thanh toán, và thời gian giao hàng.
• Giúp người mua chuẩn bị cho giao dịch: Proforma Invoice cung cấp cho người mua thông tin cần thiết để chuẩn bị cho giao dịch, chẳng hạn như giá cả, số lượng, và ngày giao hàng dự kiến.
• Giúp người bán thu thập thông tin từ người mua: Proforma Invoice có thể được sử dụng để thu thập thông tin từ người mua, chẳng hạn như thông tin liên hệ, địa chỉ giao hàng, và phương thức thanh toán.

2. Nội dung của hoá đơn chiếu lệ là gì?

Thông thường, các thông tin trong hóa đơn chiếu lệ sẽ gồm có:

• Thông tin về người bán và người mua: Bao gồm tên, địa chỉ, và thông tin liên lạc của cả người bán và người mua. Căn cứ vào các thông tin này để giúp người mua xác định được ai là người bán hàng và người mua hàng.
• Ngày lập hóa đơn: Chính là thời điểm tạo ra hóa đơn proforma. Thông tin này giúp người mua xác định được thời điểm hóa đơn được tạo ra.
• Số hóa đơn: Số định danh duy nhất cho loại hóa đơn này để giúp người mua dễ dàng xác định hóa đơn.
• Danh sách sản phẩm/dịch vụ: Mỗi sản phẩm hay dịch vụ sẽ được mô tả chi tiết, bao gồm số lượng, đơn giá, và tổng giá. Thông tin này giúp người mua xác định được số lượng và giá cả của từng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Các chi phí khác: Bao gồm thuế, phí vận chuyển và bảo hiểm (Nếu có). Dựa vào đây, người mua có thể dễ dàng xác định được tổng chi phí của giao dịch.
• Tổng giá trị: Tổng giá trị của hóa đơn, thường sẽ bao gồm cả thuế hoặc các chi phí khác. Các thông tin này sẽ giúp người mua xác định được tổng số tiền cần thanh toán.
• Điều khoản và điều kiện: Bao gồm cả điều kiện thanh toán và vận chuyển để giúp người mua hiểu rõ về các điều khoản của giao dịch.
• Thời gian giao hàng dự kiến (ETD): Thời gian dự kiến hàng hóa sẽ rời khỏi nơi gửi. Thông tin này giúp người mua xác định được thời gian nhận hàng.

>>Xem thêm: Manifest là gì? Hướng dẫn khai báo Manifest chi tiết nhất

3. Vậy Proforma Invoice có thay thế hợp đồng được không?

Nhiều người thắc mắc liệu Proforma Invoice có thể thay thế hợp đồng hay không. Câu trả lời là không. Hoá đơn chiếu lệ chỉ là một dạng báo giá hoặc đề xuất giao dịch, không tạo ra nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ bên nào.

Hóa đơn Proforma thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại quốc tế để xác nhận các điều khoản của giao dịch, bao gồm sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả, và điều kiện thanh toán và vận chuyển. Tuy nhiên, hóa đơn Proforma không tạo ra nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ bên nào.

Ngược lại, hợp đồng Commercial Invoice là một thỏa thuận hợp pháp giữa hai hoặc nhiều bên, tạo ra nghĩa vụ pháp lý cho mỗi bên phải thực hiện theo những điều đã thỏa thuận. Bình thường, hợp đồng này sẽ bao gồm các điều khoản chi tiết hơn về giao dịch, bao gồm cả các hậu quả pháp lý nếu một trong hai bên không thực hiện những gì đã cam kết thỏa thuận.

Ví dụ: Một hóa đơn Proforma có thể nêu rõ rằng giá của một lô hàng hàng hóa là 100.000 USD. Tuy nhiên, nếu người bán không giao hàng hoặc giao hàng không đúng số lượng hoặc chất lượng đã thỏa thuận, người mua sẽ không thể khởi kiện người bán dựa trên hóa đơn proforma. Người mua sẽ cần phải có một hợp đồng hợp pháp để làm như vậy.

Do đó, Proforma Invoice là một công cụ hữu ích để xác nhận các điều khoản của một giao dịch, nhưng nó không thể thay thế hợp đồng.

4. Cách phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice đơn giản

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hoá đơn chiếu lệ Proforma Invoice và hợp đồng Commercial Invoice, bạn có thể tham khảo xem bảng so sánh sau:

5. Proforma Invoice được phát hành trong trường hợp nào?

Không có quy định cụ thể về thời điểm phát hành Proforma Invoice. Tuy nhiên, thông thường, Proforma Invoice sẽ được phát hành trong các trường hợp sau:

• Khi hai bên mua và bán đang đàm phán về các điều khoản của giao dịch. Proforma Invoice giúp hai bên hiểu rõ hơn về các điều khoản và đi đến thống nhất nhanh chóng.
• Khi bên nhập khẩu cần xác nhận giá trị lô hàng để tiến hành thủ tục hải quan. Giá trị lô hàng là một trong những thông tin quan trọng cần có để làm thủ tục hải quan nhập khẩu.
• Khi bên bán cần cung cấp thông tin về lô hàng cho bên nhập khẩu. Trong một số trường hợp, bên bán cần cung cấp thông tin về lô hàng cho bên nhập khẩu trước khi hàng hóa được giao.

Tóm lại, Proforma Invoice có thể được phát hành bất cứ lúc nào trong quá trình đàm phán và giao dịch giữa hai bên mua và bán.

Lời kết

Proforma Invoice là một loại hóa đơn không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, nó vẫn là một loại chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Hi vọng những thông tin của An Tín Logistics đã cung cấp ở phía trên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về Proforma Invoice là gì để sử dụng nó một cách hiệu quả.