12 bước quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chuẩn

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển được nhiều bạn quan tâm khi tìm hiểu về lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nắm được quy trình chuẩn xác sẽ giúp các bạn sẽ chủ động trong công việc và giảm thiểu được chi phí phát sinh.

Vì vậy, các bạn hãy cùng với An Tín Logistics tìm hiểu chi tiết quy trình nhập khẩu bằng đường biển diễn ra như thế nào qua bài viết dưới đây nhé!

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chi tiết các bước

Hình thức nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển trong những năm qua đang là xu hướng trong thương mại quốc tế. Phương thức đường biển được nhiều nhà vận chuyển và các bên mua bán lựa chọn.

Chúng ta hãy tìm hiểu chi tiết quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển như dưới đây:

1. Đặt lịch tàu vận chuyển – Booking

Đầu tiên, các bạn phải tiến hành đặt lịch tàu hay booking tàu để khởi động quá trình nhập khẩu hàng hoá. Tuy nhiên, để thực hiện được bước này thì các bạn phải ký kết hợp đồng thương mại (Sale Contract) trước.

Thông thường trong các mùa cao điểm, nếu bạn không book trước các hãng tàu 1 tuần thì khả năng hết chỗ rất cao. Lô hàng nhập khẩu của bạn có thể sẽ không kịp theo tiến độ và giao đúng hẹn.

Để lấy booking tàu nhập hàng, các bạn chỉ cần khai báo thông tin cho bên dịch vụ vận chuyển Forwarder (FWD) tại Việt Nam. Tiếp đến, FWD sẽ liên lạc đến đối tác giao dịch của bạn nhằm phối hợp đóng gói hàng hoá theo đúng kế hoạch đã đề ra từ trước.

Đồng thời, các bạn cũng cần phải cung cấp toàn bộ thông tin như:

• Nơi dỡ hạ Container – Cảng đến – Port of Discharge;
• Cảng chuyển tải, gồm có 2 hình thức chính là đi thẳng (Direct) và chuyển tải (Transit);
• Tên và trọng lượng hàng, dựa vào thông tin trong bộ hộ sơ chứng từ;
• Ngày dự kiến tàu xuất phát – ETD – Thời gian tàu chạy;
• Thời gian đóng hàng diễn ra theo đúng kế hoạch đã thoả thuận giữa các bên;
• Những thông tin khác gồm: loại hình Container, nhiệt độ, kích cỡ và thông gió,…

2. Kiểm tra đầy đủ và tiến hành xác nhận

Sau khi đã khai nhập toàn bộ thông tin cần thiết, các bạn lưu ý kiểm tra lại để đảm bảo chính xác. Những thông tin cần xem xét kỹ lưỡng là:

• Cảng đi và cảng đến, kiểm tra lại xem đã đúng như yêu cầu hay chưa, yếu tố này ảnh hưởng lớn đến cả quá trình nhập khẩu;
• Độ thông gió và nhiệt độ, chú ý kiểm tra đã phù hợp với yêu cầu chưa. Độ thông gió sẽ loại trừ đối với các mặt hàng đông lạnh (nhiệt độ âm);
• Kích cỡ và loại Container, loại cao hay loại thường, loại khô hay loại lạnh và loại 20’ hay chọn loại 40’.

Bạn hãy yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa khi nhận thấy sai sót phát sinh trong quá trình ghi nhập. Tiếp tục kiểm tra và hoàn thiện cho đến khi nào đạt yêu cầu thì mới tiến hành xác nhận booking.

3. Theo dõi quá trình đóng hàng và cập nhập thông tin từ bên xuất khẩu

Bên có trách nhiệm thực hiện việc giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình đóng hàng nhằm cập nhập cho đối tác là bên xuất khẩu, đại lý hay dịch vụ FWD mà bạn lựa chọn. Những thông tin yêu cầu cập nhập cho bên đối tác gồm có:

• Hình ảnh chụp Container rỗng, để chứng minh không có vấn đề hư hại nào xảy ra;
• Hình ảnh chụp bảng nhiệt độ trong trường hợp dùng Container lạnh.

4. Kiểm tra và xác nhận hồ sơ, chứng từ liên quan

Các bạn cần tìm hiểu có những loại chứng từ nào cần phải có đối với lô hàng trước khi nhập khẩu. Tiếp đó bạn gửi yêu cầu bên đối tác chuẩn bị những chứng từ đó và gửi về cho bên nhập khẩu.

Lưu ý kiểm tra thông tin trên chứng từ thật kỹ xem đã khớp với thực tế hay không. Lô hàng của bạn có thể gặp rắc rối với bên hải quan và cơ quan nhà nước nếu xuất hiện bất kỳ 1 lỗi nhỏ nào.

5. Thông báo bên nhập khẩu khi hàng đến

Bên nhập khẩu sẽ nhận được thông báo từ đại lý hay hãng tàu khi hàng đến ít nhất 1 ngày trước ngày tàu cập. Thông báo hàng đến – Arrival Notice, giấy thông báo chi tiết cấp bởi hãng tàu hay đại lý giao nhận.

Mục đích nhằm thông báo thời gian lô hàng cập bến theo dự kiến. Thông tin ghi nhập trên thông báo tương tự như phần Bill, gồm các thông tin: tên bên nhập khẩu, xuất khẩu, Seal, số chuyến, số hiệu Container, mô tả hàng hoá và tên tàu,…

Thêm vào đó còn phát sinh thêm các khoản phụ phí (nếu có) cần phải nhập vào thông báo. Tiếp theo, các bạn hãy tiến hành nhận lệnh giao hàng D/O với các chứng từ sau:

• Bill gốc;
• Giấy giới thiệu;
• Giấy uỷ quyền theo yêu cầu.

6. Đăng ký các loại chứng nhận liên quan

Tuỳ vào từng loại HS code, mặt hàng,… quy định của nhà nước mà bạn cần đăng ký sẽ quy định khác nhau các thủ tục để cấp giấy chứng nhận. Trường hợp không đăng ký những chứng nhận cho lô hàng.

Lô hàng của bạn khả năng cao không thông quan được, đồng thời phát sinh nhiều vấn đề trong quá trình làm hàng với bên cơ quan.

7. Khai báo hải quan cho loại hàng nhập khẩu

Bước này đóng vai trò tối quan trọng đối với quy trình nhập khẩu bằng đường biển. Ngược lại quá trình làm thủ tục hải quan thì khâu quan trọng nhất là chuẩn bị chứng từ. Các bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau đây để tiến hành khai báo hải quan:

• Hoá đơn thương mại;
• Bill of Lading – Vận đơn hàng hoá;
• Giấy chứng nhận nguồn gốc hàng C/O (nếu yêu cầu);
• Hợp đồng mua bán;
• Phiếu đóng gói hàng hoá tiêu chuẩn;
• Giấy chứng nhận nhập khẩu nếu có;
• Các loại giấy tờ có liên quan;

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, các bạn hiện nay đã có thể khai báo thông qua hệ thống khai báo hải quan điện tử thông qua Internet. Các bạn cũng cần phải chuẩn bị những loại chứng từ như trên để khai báo thông tin chính xác.

8. Tiến hành mở và thông quan cho tờ khai

Các bạn trước tiên phải thực hiện thủ tục hải quan tại cảng và được trả về theo các luồng như sau:

• Luồng xanh, bạn phải đóng tiền thuế vào để in mã vạch nhằm tiến hành nhận hàng và thanh lý;
• Luồng vàng: thực hiện việc đóng thuế trước hay sau khi hoàn thành thủ tục mở tờ khai, nhận hàng và thanh lý;
• Luồng đỏ, có thêm 1 bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hoá còn lại tương tự như luồng vàng.

Sau đó, các bạn có thể bắt đầu mở tờ khai, nên chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ đã giới thiệu ở trên. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống nếu xem xét giấy tờ đã hợp lệ.

9. Thanh lý đối với tờ khai

Khi bạn đã đóng thuế và tờ khai đã được thông quan, các bạn có thể thực hiện việc in mã vạch. Nộp lại tờ khai đã thông quan cùng mã vạch cho hải quan giám sát tối thiểu 2 bộ. Hải quan xem xét và đóng dấu lên mã vạch rồi gửi lại 1 bộ, giữ lại 1 bộ.

10. Chuyển hàng nhập khẩu về kho lưu trữ

Sau khi đã hoàn tất việc thanh lý tờ khai, bạn hãy mang theo D/O và đến phòng thương vụ tại cảng để được đóng phí. Tiếp theo, bàn giao cho bên vận chuyển các chứng từ: D/O, EIR,… để khai giám sát cổng cho xe rời cảng và chở hàng về kho bảo quản.

11. Dỡ hàng và trả xe trống

Lúc xe vận chuyển cập kho, bạn tiến hành kiểm tra lại chứng từ: tình trạng Container, Seal hay xe chở hàng,… Khi đã dỡ hàng xong, bên vận chuyển mang Container rỗng gửi trả về ICD hay cảng.

12. Lưu giữ chứng từ và hồ sơ

Các bạn cần phải lưu trữ mọi giấy tờ, chứng từ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng một cách kỹ lưỡng. Để giúp đối chiếu khi phát sinh trường hợp khiếu nại hay sai sót,… Những loại chứng từ cần lưu ý: hồ sơ miễn thuế, hoàn thuế, không thu thuế hay giảm thuế, chứng từ kế toán, sổ sách, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải hay tài liệu kỹ thuật,…

Lời kết

Trên đây là toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chuẩn hải quan của An Tín Logistics. Nếu bạn có thắc mắc bước nào trong quy trình, hãy cho chúng tôi biết ngay ở dưới phần bình luận. Nhân viên sẽ trực tiếp tư vấn và liên hệ trong giây lát.