Chia sẻ các giải pháp quản lý kho hàng trong Logistics chi tiết, hiệu quả
Quản lý kho hàng trong Logistics được xem là một khâu rất quan trọng, đảm bảo cho hoạt động vận chuyển và giao nhận hàng được diễn ra suôn sẻ. Với sự mở rộng của lĩnh vực Logistics cùng sự phát triển của công nghệ hiện đại, các kho hàng đang được quản lý theo nhiều cách khác nhau để phù hợp với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Trong bài viết dưới đây, bạn đọc và An Tín Logistics hãy cùng nhau tìm hiểu về tầm quan trọng cũng như các quy trình quản lý kho hàng hóa.
Xem nhanh
Thế nào là quản lý kho hàng trong Logistics?
Quản lý kho hàng trong tiếng anh gọi là Warehouse Management. Đây được xem là một khâu quan trọng của chuỗi cung ứng. Mục đích của việc quản lý kho hàng là để đảm bảo rằng, tất cả sản phẩm đều được kiểm soát, theo dõi một cách hiệu quả và chính xác nhất.
Việc quản lý kho hàng trong lĩnh vực Logistics bao gồm quá trình lưu trữ, vận chuyển và phân phối sản phẩm. Nếu thực hiện tốt khâu quản lý kho, doanh nghiệp sẽ tránh được những lỗ hổng thất thoát, đồng thời đem lại lợi nhuận cao nhất.
Lợi ích quan trọng của quản lý các kho hàng trong lĩnh vực Logistics
Khi công tác quản lý kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích sau đây:
Giảm thiểu và quản lý hiệu quả chi phí
Chi phí lưu thông liên quan đến kho vận luôn là vấn đề mà doanh nghiệp muốn hạn chế tuyệt đối. Thông qua việc quản lý kho hiệu quả, chúng ta không chỉ rút ngắn được thời gian vận chuyển hàng mà còn giảm thiểu được các chi phí không cần thiết.
Bên cạnh đó, công tác quản trị kho hàng cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các chi phí về nguyên vật liệu đầu vào. Qua đó, đảm bảo sử dụng đầu vào một cách hiệu quả, tiết kiệm, tránh thất thoát, hao mòn.
Đảm bảo tính liên tục
Nếu quản lý kho hàng không chặt chẽ, doanh nghiệp dễ dàng gặp phải những rủi ro chậm tiến độ giao hàng. Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín doanh nghiệp. Do đó, quản trị kho hàng tốt còn là một cách để đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và cung ứng.
Giảm thiểu hư hại
Bằng việc quản lý thật tốt các sản phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào trong kho, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được những hư hại không đáng có. Công việc của người quản lý là kịp thời thông báo đến cấp trên về tình trạng hàng hóa trong kho để có hướng giải quyết phù hợp.
Nâng cao chất lượng lưu trữ và bảo quản hàng hóa
Quản trị kho hàng tốt sẽ giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa. Khi hàng hóa đến tay người tiêu dùng có chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ tăng được khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường quốc tế.
Quy trình 5 bước quản lý kho hàng Logistics
Quy trình quản trị kho hàng Logistics được các nhà hoạch định thiết lập khá chi tiết và yêu cầu nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt. Ngay sau đây, An Tín Logistics sẽ giới thiệu đến các bạn quy trình quản lý kho gồm 5 bước cơ bản.
Bước 1 – Lập kế hoạch nhập kho
Để quản lý kho thật tốt, đầu tiên, các bạn cần phải lập kế hoạch nhập kho một cách chi tiết và đảm bảo việc tiếp nhận đúng sản phẩm, số lượng.
Khi đã có một bản kế hoạch trong tay, chúng ta sẽ chủ động hơn khi hàng hóa xuất, nhập kho. Điều này tránh được một số rủi ro có thể xảy ra như:
- Hàng nhập không đạt chuẩn gây khó khăn cho việc sắp xếp và tìm kiếm.
- Số lượng hàng không đúng cũng khiến người quản lý tốn nhiều thời gian để tìm kiếm không gian trống lưu trữ sản phẩm.
- Đối với một số mặt hàng đặc thù, việc không nhập kho đúng thời điểm còn có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng, mất mát và hao mòn.
Bước 2 – Kiểm soát hàng tồn
Mục đích của việc kiểm kê hàng tồn là để đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong công tác quản lý kho. Việc này cần được thực hiện thường xuyên, đều đặn và tốt nhất là cần có ít nhất 2 người để đối soát cùng nhau.
Không nên chỉ kiểm tra hàng tồn khi có sự chênh lệch bởi điều này có thể dẫn đến tốn nhiều thời gian và nhân lực để tìm kiếm nguyên nhân. Và điều này ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến quy trình vận hành kho.
Bước 3 – Quản lý chất lượng hàng, xử lý hàng hư hỏng
Quản lý chất lượng hàng hóa cũng là một khâu rất quan trọng. Bước 3 đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận. Người quản lý cần đảm bảo sự bố trí lô hàng một cách khoa học, hợp lý và an toàn, tránh tình trạng sắp xếp chồng chéo dẫn đến hư hỏng.
Trong trường hợp phát hiện ra hàng hóa bị hư hỏng do quá trình lưu trữ, cần nhanh chóng tìm biện pháp xử lý. Tùy vào mức độ hư hỏng mà người quản lý kho sẽ áp dụng biện pháp loại bỏ, sửa chữa hay tái sử dụng.
Nếu không xử lý triệt để tình trạng hư hỏng của hàng hóa sẽ có nguy cơ ảnh hưởng đến các lô hàng khác, thậm chí gây thiệt hại nặng nề cho doanh nghiệp.
Bước 4 – Lập kế hoạch xuất kho
Trong bước này, việc đầu tiên mà chúng ta cần lưu ý đó là đóng gói sản phẩm đúng tiêu chuẩn. Điều này đảm bảo cho quá trình giao hàng được thuận tiện hơn, đồng thời tránh các sự cố không đáng có khi vận chuyển.
Mỗi mặt hàng sẽ có tiêu chuẩn đóng gói riêng, chẳng hạn như hàng dễ vỡ cần chèn lót kỹ, hàng thực phẩm cần đóng gói bao bì thân thiện với môi trường…
Các bạn cần luôn luôn ghi nhớ rằng, bất kỳ sai sót nào trong quy trình đóng gói cũng có thể dẫn đến rủi ro bị hoàn trả hàng. Tình trạng này kéo dài sẽ làm mất khách hàng và uy tín của công ty.
Sau khi chắc chắn hàng được đóng gói đúng tiêu chuẩn, người phụ trách sẽ tiến hành xuất kho theo đúng kế hoạch đã lập. Việc giao hàng đúng tiến độ sẽ giúp tăng độ tin cậy của khách hàng đối với doanh nghiệp.
Bước 5 – Báo cáo thống kê
Việc lập các loại báo cáo tương ứng cho từng tiêu chí là điều cần thiết. Một số loại báo cáo có thể kể đến như báo cáo kho của từng chi nhánh, báo cáo biến động xuất nhập tồn, báo cáo kiểm hàng, sổ kho chi tiết…
Tuy nhiên, nếu lập quá nhiều báo cáo thống kê có thể dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin. Do đó, người quản lý nên chọn lọc những báo cáo thật cần thiết để lên kế hoạch lập.
Quan trọng hơn cả là tần suất thực hiện báo cáo. Tần suất càng nhiều thì tính chính xác và mức độ giám sát càng cao. Từ đó mang lại hiệu quả cho công tác quản lý và kiểm soát kho hàng.
6 giải pháp quản lý kho hàng Logistics hiệu quả
Sau đây là 6 giải pháp quản lý kho hiệu quả và phổ biến nhất được nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu áp dụng.
1. Áp dụng phương pháp LIFO, FIFO, FEFO
Hiện nay, có 3 hệ thống xử lý hàng trong kho đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng, đó là:
- LIFO (Last in – First Out): Thường áp dụng cho các loại vật liệu có thể lưu trữ trong kho một thời gian dài như vật liệu xây dựng. Giải pháp này giúp doanh nghiệp cập nhật giá cả nhanh nhất trong giai đoạn thị trường biến động. Từ đó, cân bằng chi phí và doanh thu bán hàng.
- FIFO (First in – First Out): Ngược lại với LIFO, phương pháp này áp dụng cho những mặt hàng có thời gian sử dụng ngắn như đồ công nghệ, mỹ phẩm, thực phẩm, hàng tiêu dùng…
- FEFO (First Expired – First Out): Phương pháp này ưu tiên các mặt hàng cận date, giúp doanh nghiệp giảm tồn kho, đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm. Các mặt hàng sẽ được tiêu thụ đúng thời gian, tránh tồn kho quá lâu dẫn đến hết hạn.
2. Quản lý kho hàng theo khu vực
Nếu các kho hàng được quy hoạch theo từng khu vực, các bạn sẽ nhận thấy rõ sự tiện lợi khi chúng ta xuất nhập kho. Người phụ trách kho có thể dựa trên tính chất và tần xuất nhập hàng để sắp xếp theo từng khu vực cụ thể.
Những hàng hóa cố định sẽ được xếp ở phía trong hoặc các tầng cao. Ngược lại, hàng hóa thường xuyên nhập xuất kho sẽ đặt ở phía ngoài hoặc tầng thấp. Với các hàng hóa có tính chất riêng biệt thì chúng ta nên sắp xếp ở khu vực riêng để tránh ảnh hưởng đến chất lượng của các sản phẩm khác.
3. Sắp xếp theo mã SKU
SKU là viết tắt của Stock Keeping Unit – mã hàng hóa. Đây là giải pháp quản lý kho bằng cách đặt tên hàng dựa trên vị trí lưu trữ và tính chất. Thông thường, tên mã hàng hóa sẽ là một chuỗi ký tự bao gồm cả số và chữ cái mà nhìn vào đó, chúng ta có thể xác định ngay được vị trí lưu trữ hàng.
4. Vẽ sơ đồ hàng hóa để dễ tìm kiếm và kiểm soát
Áp dụng sơ đồ vào quản lý kho hàng trong Logistics là một phương pháp khá phổ biến. Thông qua sơ đồ, các bạn sẽ quan sát được chi tiết tổng thể kho. Từ đó lên kế hoạch bổ sung, thay đổi cho phù hợp và tận dụng không gian kho hàng một cách triệt để nhất.
5. Lắp camera giám sát
Đây không chỉ là một phương pháp mà còn là nguyên tắc trong quản lý kho. Việc lắp camera sẽ giúp người phụ trách nắm bắt được tất cả các hoạt động đang diễn ra tại kho. Thông qua đó, chủ doanh nghiệp có thể theo sát công việc từ xa đồng thời trích xuất dữ liệu nếu xảy ra tình trạng thất thoát, hao hụt hàng hóa.
6. Tổ chức nhân sự kho
Để quản lý kho hiệu quả cần phải tổ chức nhân sự kho thật tốt. Doanh nghiệp cần rất nghiêm ngặt trong vấn đề tuyển dụng nhân sự đầu vào. Ngay cả khi đã tuyển dụng được người, doanh nghiệp cũng phải đưa ra những quy định chặt chẽ.
Người làm công việc liên quan đến kho hàng cần phải có phẩm chất tốt, trung thực, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao. Các kho hàng thường dễ xảy ra tình trạng mất cắp, thâm hụt nên tổ chức nhân sự tốt là điều thật sự cần thiết.
Lời kết
Quản lý kho hàng trong Logistics hiệu quả sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, góp phần giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận. Hi vọng, với những chia sẻ chi tiết trên, An Tín Logistics đã giúp các doanh nghiệp, cá nhân hiểu rõ hơn về công việc quan trọng này. Chúc các bạn vui vẻ!
