Pre Alert là gì? Hồ sơ Pre Alert cần có trong xuất nhập khẩu
Sự kiểm soát đối với hàng hóa xuất nhập khẩu là thật sự cần thiết. Đó chính là lý do vì sao các lô hàng luôn phải có một bộ chứng từ đi kèm, hay còn gọi là Pre Alert.
Chỉ cần dành ra 5 phút đọc hết bài viết dưới đây, các bạn sẽ hiểu rõ hơn về khái niệm Pre Alert là gì. Cũng trong bài viết này, An Tín Logistics sẽ hướng dẫn bạn đọc cách gửi một bộ hồ sơ Pre Alert.
Xem nhanh
Pre Alert là gì?
Pre Alert – Agent sent to Forwarder, là bộ hồ sơ được gửi tới người nhận hàng trước thời điểm hàng đến cảng đích. Cùng với các chứng từ khác, bộ hồ sơ Pre Alert giúp xác nhận và ghi lại thông tin hàng hóa để chuẩn bị cho việc thông quan nhập khẩu.
2 lưu ý nhỏ đối với Pre Alert:
- Bộ hồ sơ này bắt buộc phải được gửi tới trước khi hàng hóa tới cảng xuất khẩu.
- Người nhận là đại lý hoặc chi nhánh của chính doanh nghiệp đó.
- Bộ hồ sơ Pre Alert đóng vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu vì nhờ nó mà đơn vị nhập khẩu xác định đúng lô hàng, phân biệt hàng thật hàng giả cũng như nhiều vấn đề khác.
Quy trình và hồ sơ Pre Alert trong xuất khẩu hàng hóa
Quy trình tập hợp hồ sơ Pre Alert chắc chắn là nội dung mà rất nhiều đơn vị xuất khẩu quan tâm. Pre Alert và quy trình 4 bước trong xuất khẩu hàng hóa như sau:
Bước 1 – Ký hợp đồng
Đầu tiên, 2 bên sẽ thống nhất về hợp đồng và giá cả. Khi đã thỏa thuận xong, nhân viên sẽ liên lạc với hãng tàu để được cung cấp dịch vụ vận chuyển. Hãng tàu sẽ cấp tờ lệnh sử dụng container để lưu trữ hàng. Sau đó, hàng sẽ được đóng tại kho bãi để chuẩn bị cho việc xuất khẩu.
Bước 2 – Làm vận đơn HBL
Sau khi đã hoàn tất việc đóng hàng, nhân viên làm chứng từ tiếp tục làm vận đơn HBL (vận đơn thứ cấp được cấp bởi Forwarder). Cần lưu ý, nên gửi trước bản nhấp cho khách hàng trước khi phát hành vận đơn chính thức.
Bước 3 – Phát hành MBL
Tiếp theo, hãng tàu sẽ làm vận đơn chủ hay phát hàng MBL theo thông tin về lô hàng và vận đơn mà bên nhập khẩu cung cấp. Dựa vào vận đơn chủ, nhân viên làm chứng từ sẽ kiểm tra chi tiết về tên đại lý, số chuyến, tên tàu và số container…
Bước 4 – Tập hợp lại hồ sơ Pre Alert
Cuối cùng, bộ hồ sơ Pre Alert bao gồm vận đơn HBL, MBL, hóa đơn, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói, giấy khai báo hải quan, các giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hóa… sẽ được gửi đi toàn bộ cho người nhận.
Quy trình và hồ sơ Pre Alert trong nhập khẩu hàng hóa
Sau khi nhận được bộ hồ sơ Pre Alert, nhân viên bên nhận sẽ làm một số thủ tục sau đây:
- Khai báo bản khai lược hàng hóa và gửi tới hãng tàu theo thông tin ghi trên MBL.
- Nhận thống báo hàng đến từ đơn vị vận chuyển hoặc hãng tàu.
- Gửi N/A để lấy lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) cùng các chứng từ khác như MBL, vận đơn HBL, lệnh giao hàng D/O thứ cấp.
- Phát hành lệnh D/O chính thức đến khách hàng và thu các khoản phí làm hàng, phí kho bãi, phí vận chuyển.
- Cũng giống như phía xuất khẩu, nhân viên làm chứng từ cũng lưu lại toàn bộ các bản sao của vận đơn HBL, MBL, lệnh giao hàng, danh sách đơn hàng để làm chứng từ nhập khẩu.
Hướng dẫn gửi chứng từ Pre Alert chi tiết các bước
Hiện nay, bộ hồ sơ Pre Alert được gửi qua hệ thống thay vì phải chuyển phát nhanh như trước đây. Điều này giảm thiểu được những rủi ro thất lạc cũng như tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Ngay sau đây, An Tín Logistics sẽ hướng dẫn các bạn cách gửi chứng từ Pre Alert.
Bước 1 – Truy cập hệ thống
Đầu tiên, bạn chọn mục “Outbound” -> chọn “Sea Freight” -> chọn “Pre Alert” để tạo hồ sơ. Ngay lập tức, sẽ có một mẫu tờ khai hiện ra.
Bước 2 – Khai báo Pre Alert
Các bạn nhập số file/job hoặc sử dụng tính năng tìm kiếm để chắc chắn số No. bạn chọn là chính xác. Tiếp tục nhấn nút Process để lấy dữ liệu trên file lưới. File này sẽ bao gồm các thông tin về ngày tháng vận chuyển, giá trị lô hàng và các thông tin cần thiết khác.
Các yêu cầu sẽ phụ thuộc vào tính chất của từng hồ sơ, các bạn có thể sẽ phải nhập thêm một số dữ liệu khác như MBL (đối với vận tải biển) hoặc MAWB (đối với vận tải hàng không), số lượng container, Vessel + Voy, số chuyến tàu hoặc chuyến bay…
Để tránh sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, người nhập phải đánh thủ công số container. Tốt nhất, chúng ta nên copy sau đó paste lại để đảm bảo chính xác tuyệt đối.
Bước 3 – Gửi Email bản Pre Alert vừa tạo đến người nhận
Gửi bản Pre Alert vừa hoàn thành cho đại lý tại nước ngoài bằng cách nhấn nút “Send Email” ở góc phải màn hình.
- Ở mục Form: Thông tin về địa chỉ công ty. Các bạn nên cài đặt trạng thái Default Email Account.
- Ở mục To: Điền địa chỉ Email của phía đầu nhận.
- Cuối cùng, bạn đính kèm các hồ sơ như Invoice, HBL, Telex Release, MBL, Manifest và các chứng từ khác liên quan.
Các bạn kiểm tra lại toàn bộ nội dung bằng cách nhấn “Preview”. Khi đã chắc chắn các thông tin đã chuẩn xác, chúng ta nhấn “Send” để gửi mail cho bên Agent. Như vậy, quá trình gửi bộ hồ sơ Pre Alert đã hoàn tất.
An Tín Logistics – Công ty chuyên dịch vụ hải quan và chứng từ xuất nhập khẩu uy tín
An Tín Logistics là đơn vị uy tín, lâu năm trong lĩnh vực hải quan, xuất nhập khẩu. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ các quý khách hàng xử lý chứng từ và thông quan nhanh chóng.
Bên cạnh đó, các bạn sẽ được cập nhật liên tục các báo cáo tiêu chuẩn hóa về lô hàng cũng như tất cả tài liệu hải quan. Khách hàng cũng có thể theo dõi tiến độ thông quan hàng hóa nhờ phần mềm hiện đại của chúng tôi.
Nhờ mối quan hệ hợp tác lâu dài và tốt đẹp với cơ quan hải quan, An Tín Logistics đã thông quan thành công cho rất nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu trên cả nước. Dịch vụ của chúng tôi luôn được khách hàng đánh giá chất lượng tốt nhưng mức phí tốt với mặt bằng chung thị trường logistics.
Ngoài dịch vụ hải quan và chứng từ, An Tín Logistics còn cung cấp các dịch vụ khác như vận chuyển hàng không, vận tải biển, logistics và kho bãi…
Lời kết
Có thể nói, quá trình làm hồ sơ Pre Alert không quá phức tạp nhưng nó đòi hỏi sự tỉ mỉ, chi tiết và cẩn thận. Hi vọng, bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về Pre Alert là gì trong xuất nhập khẩu. Chúc các bạn thành công!
