Phiếu EIR là gì? Tìm hiểu chức năng và hướng dẫn khai phiếu EIR
Phiếu EIR được xếp vào nhóm danh sách các chứng từ đặc biệt quan trọng trong xuất nhập khẩu. Đây là loại giấy tờ bắt buộc, nhằm đảm bảo cho quá trình trao đổi, giao nhận hàng hóa được thuận lợi, an toàn và nhanh chóng.
Hãy cùng An Tín Logistics tìm hiểu EIR là gì cũng như chức năng của loại phiếu này ở bài viết dưới đây nhé! Cũng trong nội dung này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách kê khai phiếu EIR nhanh chóng và chuẩn xác.
Xem nhanh
Phiếu EIR là gì?
EIR (Equipment Interchange Receipt) là một loại phơi phiếu xác nhận tình trạng của các container (sau đây viết tắt là cont). Phiếu EIR rất quan trọng vì phải có chứng từ này, chủ hàng mới có thể tiến hành xuất nhập khẩu được.
Khi các chủ hàng lấy cont ra khỏi nơi tập kết và đưa về kho đóng hàng, EIR sẽ ghi lại tình trạng của cont hàng lúc đó như còn nguyên vẹn hay thủng rác, móp méo… Ngoài ra, trên phơi phiếu này còn cung cấp một số thông tin khác như số cont, biển số xe ô tô kéo cont, tên chủ hàng…
Tương tự như vậy với quá trình đóng hàng, đưa về bãi chứa cont và chờ xuất khẩu. Chúng ta cũng cần phiếu EIR để xác nhận tình trạng của cont tại thời điểm đó.
Tóm lại, EIR được coi như một bằng chứng về tình trạng của các cont hàng khi nó được chuyển giao từ người này sang người khác. Đây sẽ là căn cứ chính xác nhất để quy trách nhiệm cho các bên trong trường hợp có rủi ro xảy ra như cont thủng, rách hoặc thiếu hàng hóa. Sai ở bước nào thì người giao hàng ở bước đó sẽ phải đền bù thiệt hại.
Chức năng của phiếu EIR trong xuất nhập khẩu hàng hóa
Phiếu EIR có 4 chức năng chính như sau:
- Thứ nhất, EIR là cơ sở chính xác nhất để đánh giá và kiểm tra tình trạng các cont hàng trước khi chuyển giao.
- Thứ hai, phơi phiếu này đóng vai trò là bằng chứng cho việc chuyển giao hàng hóa giữa 2 bên.
- Thứ ba, nó là cơ sở để xử lý khiếu nại và tranh chấp liên quan đến các cont hàng.
- Cuối cùng, EIR là cơ sở để tính toán tổng chi phí vận chuyển và cả chi phí bồi thường thiệt hại trong trường hợp có rủi ro xảy ra.
Chức năng của phiếu EIR trong từng trường hợp cụ thể như sau:
- Đối với nhập khẩu hàng: Khi chủ hàng muốn lấy cont từ trong bãi tập kết, họ phải trả phí dịch vụ nâng hạ cont và phiếu EIR được cảng cung cấp để xác nhận đã thanh toán số tiền này.
- Đối với xuất khẩu hàng: Chủ hàng cũng phải trả một khoản tiền phí cho việc hạ cont hàng từ xe xuống bãi tập kết để giao nhận và khi đó, họ cũng nhận được phiếu EIR xác nhận đã thanh toán chi phí này.
Để giúp bạn đọc hình dung rõ hơn, An Tín Logistics xin đưa ra một ví dụ cụ thể về quá trình nhận cont hàng từ cảng biển. Chúng ta sẽ dựa vào phiếu EIR để kiểm tra tình trạng của cont hàng. Nếu phát hiện bất kỳ sự hư hỏng nào hoặc tình trạng cont hàng không đúng với EIR, các bạn phải yêu cầu cảng biển hoặc người vận chuyển sửa chữa, thay thế cont khác.
Trường hợp cảng biển không đồng ý khắc phục, họ sẽ phải chịu trách nhiệm về thiệt hại của cont cũng như đền bù tổn thất cho các bạn.
Thuật ngữ sử dụng trong phối phiếu EIR
Phiếu EIR có một số thuật ngữ mà chúng ta cần lưu ý như sau:
Trong quá trình nhập khẩu
Quá trình nhập khẩu hàng hóa có 2 thuật ngữ là trả rỗng và lấy nguyên. Cụ thể ý nghĩa là:
- Trả rỗng: Trả vỏ cont rỗng về cảng, bãi và trả phí hạ vỏ cont xuống bãi.
- Lấy nguyên: Lấy cont hàng từ cảng chuyển về kho. Chúng ta sẽ phải thanh toán tiền nâng vỏ cont rỗng lên xe.
Một số trường hợp chúng ta có thể phải cọc tiền cont. Sau khi hoàn thành và cont không bị hư hỏng gì, các bạn sẽ được hoàn lại tiền cọc.
Trong quá trình xuất khẩu
Cấp rỗng và hạ bãi là 2 thuật ngữ được sử dụng trong quá trình này. Cụ thể:
- Cấp rỗng: Được sử dụng khi cảng cấp cho chủ hàng một cont rỗng để đóng hàng hóa. Lúc này, các chủ hàng cần phải trả phí nâng vỏ rỗng lên xe cont.
- Hạ bãi: Được áp dụng khi cảng đã nhận được hàng, hạ xuống bãi và chờ làm thủ tục hải quan. Lúc này, chủ hàng sẽ đóng tiền hạ vỏ cont từ trên xe xuống bãi.
Nội dung phiếu EIR gồm những thông tin nào?
Một phiếu EIR hoàn chỉnh sẽ bao gồm những nội dung sau:
- Phần tiêu đề: Gồm logo, thông tin công ty cảng biển (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, email), tên chứng từ, số hiệu chứng từ và ngày phát hành.
- Thông tin chủ hàng/ người nhận hàng: Họ tên, CCCD người nhận hàng (hoặc tên công ty nhận hàng), số hiệu của lệnh giao hàng, số hiệu booking note hay lệnh cấp rỗng, hiệu lực lệnh giao hàng.
- Thông tin về cont hàng: Số hiệu, loại, cỡ, trạng thái, vị trí, trọng lượng, tên tàu, chuyến tàu, chủ khai thác, cảng dỡ, ngày xếp dỡ, số seal…
- Tình trạng cont hàng: Thể hiện bằng hình vẽ và đánh dấu vị trí hư hỏng. Ngoài ra còn có mã số quy ước và phần ghi chú.
- Chi tiết thời gian giao nhận cont: Bao gồm số hiệu xe nâng, phương án giao nhận, số lượng cont giao nhận…
- Phần ký xác nhận của các bên.
Hướng dẫn kê khai phiếu EIR chuẩn nhất
Kê khai phiếu EIR chính xác khá đơn giản, các bạn chỉ cần thực hiện theo 4 bước sau:
- Bước 1: Kiểm tra tình trạng cont khi chuyển giao hàng. Các thông tin bao gồm số hiệu, loại, kích thước và tình trạng cont (còn niêm phong hay không, sạch hay bẩn, có bị móp méo hay rách nát không…).
- Bước 2: Ghi nhận tình trạng của cont vào phiếu EIR, chúng ta có thể xác nhận bằng bản giấy hoặc điện tử. Trường hợp tình trạng cont hàng không đúng với phiếu EIR trước đó, các bạn phải ghi chính xác vị trí và mức độ hư hỏng.
- Bước 3: Ký và ghi rõ họ tên, ngày giờ giao nhận phiếu. Nếu sử dụng phiếu EIR giấy, các bạn in 2 bản và giao cho người nhận 1 bản. Nếu là phiếu điện tử, chúng ta gửi qua ứng dụng điện thoại hoặc email cho người nhận.
- Bước 4: Lưu lại phiếu EIR để làm cơ sở cho việc đánh giá, kiểm tra, xử lý khiếu nại hoặc tranh chấp sau này.
Quy trình các bước xin cấp lại phiếu EIR
Nhiều trường hợp không may chúng ta làm mất phiếu EIR, bạn hoàn toàn có thể xin cấp lại phiếu lần 2.
Đầu tiên, chúng ta phải thông báo việc mất phiếu EIR tới trực ban sản xuất cảng, cung cấp CCCD và điền đầy đủ các thông tin vào form công văn có sẵn. Bạn cần tiến hành càng sớm càng tốt để tránh trường hợp người khác nhặt được và thực hiện các hành vi xấu.
Tiếp theo, chúng ta xin xác nhận “cont chưa qua bộ phận giám sát” hoặc “cont chưa được lấy ra khỏi cảng” từ hải quan giám sát cổng. Tiếp theo, mang xác nhận này đến trực ban sản xuất cảng xin cấp lại phiếu lần 2 và yêu cầu mở giữ cont hàng. Cuối cùng, gửi công văn đến thương vụ cảng để in lại phiếu khác là xong.
Lời kết
Tất nhiên, để xuất khẩu hoặc nhập khẩu thành công một lô hàng, chúng ta bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ nhiều các loại giấy tờ và chứng từ khác liên quan. Hi vọng, sau bài viết này, bạn đọc đã phần nào hiểu hơn về phiếu EIR là gì cũng như những chức năng quan trọng của nó. Chúc các bạn vui vẻ!
