OPS là gì? Chi tiết công việc và vai trò của nhân viên hiện trường xuất nhập khẩu

Logistics hiện đang được rất nhiều bạn trẻ quan tâm vì cơ hội việc làm và chế độ lương thưởng khá tốt. Trong những bước tiến đáng kể của ngành vận tải, không thể không nhắc đến OPS – một vị trí công việc có vai trò vô cùng quan trọng tại khu vực cảng biển và cảng hàng không.

Hãy cùng An Tín Logistics cùng tìm hiểu OPS là gì và đồng thời tìm hiểu những yêu cầu cũng như kỹ năng cần thiết trong công việc này như thế nào nhé!

OPS là gì?

OPS (viết tắt của Operations) là một vị trí công việc thường thấy trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, hay còn được gọi là nhân viên giao nhận hiện trường. Đặc điểm của vị trí này không yêu cầu quá nhiều kiến thức hoặc năng lực cao, chỉ cần có sự cần cù, chịu khó và làm nhiều sẽ dần làm quen với công việc.

Chức năng của OPS trong Logistics là gì?

Chức năng của OPS chính là xử lý các chứng từ và thủ tục xuất nhập khẩu. Nhân viên hiện trường OPS sẽ phối hợp với các bộ phận liên quan để thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu cho từng lô hàng.

Những thủ tục này bao gồm:

• Việc thông quan hàng hóa.
• Làm bộ vận đơn B/L.
• Các loại chứng nhận xuất xứ hàng hóa phần trăm.
• Giấy kiểm định chất lượng và chứng từ thuế.

OPS có trách nhiệm quản lý hàng hóa trong kho bãi và cảng. Họ phải giám sát, theo dõi và kiểm tra tình hình hàng hóa trong kho và trên cảng trước khi xếp lên các phương tiện vận chuyển.

Ngoài ra, các nhân viên hiện trường xuất nhập khẩu cũng đảm nhận việc điều phối hoạt động tại kho và bến cảng. Họ quản lý việc vận chuyển hàng, tập kết hàng lẻ tại kho, đóng gói, bốc dỡ, nhập container và chuyển container ra các phương tiện vận chuyển khác và ngược lại.

Mô tả chi tiết công việc nhân viên hiện trường xuất nhập khẩu

Công việc của OPS rất đa dạng và phụ thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Với tư cách là nhân viên hiện trường Logistics, nhiệm vụ của họ chủ yếu liên quan đến việc giao nhận hàng hóa từ cảng, nhập kho và hoàn thành các thủ tục cần thiết để xuất – nhập cảnh.

Cụ thể, công việc của OPS bao gồm:

• Quản lý giấy tờ, chứng từ thuế xuất – nhập cảnh hàng hóa.
• Liên hệ và hướng dẫn khách hàng về các thủ tục vận chuyển sản phẩm.
• Khai báo hải quan tại cảng.
• Đảm bảo quá trình xuất – nhập cảnh hàng hóa diễn ra thuận lợi.
• Thực hiện giao nhận các lệnh xuất nhập hàng.
• Điều hành và kiểm tra các hoạt động bốc dỡ và vận chuyển sản phẩm từ kho đến đối tác.

Một số yêu cầu đối với vị trí nhân viên hiện trường OPS

OPS là một vị trí công việc đòi hỏi khá nhiều nỗ lực, người làm công việc này thường phải di chuyển thường xuyên giữa các bộ phận và cơ quan có liên quan. Thời gian làm việc không cố định, phụ thuộc vào lịch trình cập bến và xuất bến của các phương tiện vận tải, gây xáo trộn đến thời gian sinh hoạt. Vì vậy, yêu cầu những người làm công việc này cần có sức khỏe tốt và thường phù hợp với nam giới hơn là nữ giới.

Để trở thành nhân viên hiện trường OPS, bạn cần lưu ý những yêu cầu cơ bản sau:

• Hiểu rõ quy trình thông quan hàng hóa.
• Có sức khỏe tốt để làm việc dưới thời tiết khắc nghiệt.
• Sẵn lòng di chuyển thường xuyên giữa các cảng, kho…
• Có khả năng tự điều chỉnh thời gian làm việc vì thời gian xuất nhập cảnh thay đổi trong nhiều khung giờ khác nhau.
• Biết cách giao tiếp một cách khéo léo để phối hợp làm việc tốt với bộ phận hải quan.
• Có tinh thần trách nhiệm cao và cẩn thận vì hàng hóa xuất nhập cảnh liên quan đến vấn đề chất lượng và an ninh.

Làm việc với tư cách là một nhân viên giao nhận hiện trường sẽ giúp bạn tích lũy kinh nghiệm quan trọng trong việc hoàn tất các thủ tục và giấy tờ pháp lý. Kỹ năng giao tiếp cũng được cải thiện khi bạn phải làm việc với nhiều đối tác, khách hàng và các cơ quan Nhà nước.

Mặc dù không yêu cầu quá nhiều về chuyên ngành nhưng vị trí này vẫn đóng vai trò quan trọng trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp xuất nhập khẩu và logistics. Nó đòi hỏi nhân viên có trách nhiệm và cẩn thận để hoàn thành công việc giao nhận hàng hóa một cách thành công và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Nếu bạn muốn tìm một công việc không yêu cầu quá nhiều năng lực và trình độ, đây là một gợi ý tốt. Sau khi tích lũy kinh nghiệm làm việc, bạn có thể xem xét chuyển đến vị trí cao hơn trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu và logistics.

Kỹ năng cần có của một OPS là gì?

Dưới đây là những kỹ năng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp OPS hoàn thành công việc một cách chuyên nghiệp và đáp ứng được yêu cầu của công việc giao nhận hàng hóa:

1. Kỹ năng chuyên môn

Điều đầu tiên là bạn phải am hiểu về chứng từ, nghiệp vụ xuất nhập khẩu và các quy định liên quan. OPS cần nắm vững kiến thức về lĩnh vực công việc, cũng như hiểu rõ luật pháp và các công ước liên quan đến ngành làm việc của họ để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

2. Kỹ năng giao tiếp

Vì đặc thù công việc, OPS thường tiếp xúc với nhiều đối tác, cơ quan nhà nước và tổ chức khác để hoàn thành các thủ tục hồ sơ. Do đó, kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng để diễn đạt ý kiến một cách rõ ràng, chuyên nghiệp và tránh những hiểu lầm không đáng có.

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa và xử lý thủ tục, có thể phát sinh những vấn đề khó khăn. Nhân viên hiện trường cần có khả năng xử lý tình huống nhanh chóng và tỉ mỉ để giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả và đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.

Tìm hiểu thêm một số công việc khác trong bộ phận Logistics

Nhân viên kinh doanh (Sale)

• Nhân viên đảm nhiệm vị trí kinh doanh xuất nhập khẩu (Trading hay Oversea Sale đòi hỏi phải có kỹ năng giao tiếp ngoại ngữ tốt. Trong mọi lĩnh vực, nhân viên sale luôn nắm vai trò quan trọng vì họ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của Công ty.
• Nhân viên kinh doanh tại các hãng tàu: Có nhiệm vụ bán và hỗ trợ cước tàu đối với các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tàu cảng. Những nhân viên sale tàu thường làm việc với các công ty xuất nhập tàu hoặc liên hệ trực tiếp với khách hàng để định giá cước tàu.
• Nhân viên kinh doanh tại các Công ty giao nhận (Forwarder): Khác với nhân viên kinh doanh tàu, đối với vị trí này bạn cần phải đáp ứng nhiều công việc hơn: Cước tàu, tracking, làm thủ tục hải quan,…

Nhân viên chứng từ

• Nhân viên chứng từ trong công ty Logistics: công việc này chủ yếu liên quan đến chứng từ cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Đôi khi có thể bao gồm gặp gỡ khách hàng, đóng hàng, khai hải quan, tracking và đặt hàng, khai hải quan,…
• Nhân viên chứng từ Công ty giao nhận: Khâu chứng từ thường sẽ khá nặng nề nên bạn phải tập trung và ghi chép cẩn thận để làm việc với hải quan.

Nhân viên thu mua (Purchaser)

• Có nhiệm vụ tìm kiếm đối tác, đánh giá chất lượng vật liệu, đàm phá giá và chốt đơn hàng. Đồng thời bạn phải phối hợp với phòng kinh doanh và kho để có thống nhất trong việc mua bán và nhập hàng về kho.
• Công việc đòi hỏi sự nhanh nhẹn, linh hoạt và khả năng xử lý tình huống, chế độ đãi ngộ tốt.

Nhân viên thanh toán Quốc tế

• Đây là công việc liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán quốc tế như: mở L/C, chuyển T/T hay kiểm tra chứng từ,…
• Yêu cầu phải có kiến thức nền về tài chính, xuất nhập khẩu, không quá yêu cầu về tiếng Anh giao tiếp.

Lời kết

Tổng kết lại, để làm việc hiệu quả tại môi trường xuất nhập khẩu, nhân viên OPS cần có kỹ năng giao tiếp tốt để tiếp xúc và làm việc với nhiều đối tác và cơ quan liên quan.

Bên cạnh kiến thức chuyên ngành, khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt và tỉ mỉ là yêu cầu cần thiết để xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa. Hi vọng bài viết OPS là gì sẽ hữu ích đến bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ để An Tín giải đáp cho bạn sớm nhất!

An Tín Logistics