Danh sách các loại chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết nhất

Chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm nhiều loại hồ sơ, giấy tờ cần thực hiện để tiến hành hoạt động thương mại quốc tế. Việc không chuẩn bị kỹ càng và đầy đủ các loại chứng từ cần thiết, hoạt động xuất nhập khẩu của bạn có khả năng bị trì trệ rất cao.

Chính vì lý do đó, An Tín Logistics sẽ giúp bạn tìm hiểu từ A – Z các loại chứng từ xuất nhập khẩu phổ biến nhất thông qua bài viết hôm nay đấy nhé!

Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những loại giấy tờ thiết yếu để việc xuất khẩu hoặc nhập khẩu lô hàng nhất định giữa các bên được đảm bảo. Những loại chứng từ này giúp cho quá trình thanh toán tiền hàng diễn ra minh bạch và an toàn hơn.

Đồng thời, hỗ trợ tối đa cho hoạt động khiếu nại hoặc đổi trả hàng hoá. Thêm nữa, các loại chứng từ còn làm cơ sở để chứng minh việc ký kết hợp đồng giữa hai bên mua bán hay làm thủ tục hải quan và xác nhận với bên vận chuyển.

Tổng hợp các loại chứng từ xuất nhập khẩu phổ biến nhất

Các chứng từ xuất nhập khẩu được sử dụng nhiều nhất hiện tại được An Tín tổng hợp đầy đủ dưới đây:

1. Hoá đơn thương mại

Hoá đơn thương mại thuộc chứng từ xuất nhập khẩu là loại chứng từ cơ bản thuộc nghiệp vụ thanh toán. Vì vậy, hoá đơn thương mại yêu cầu bên mua phải thanh toán đúng như số tiền được ghi trên hoá đơn.

Không những vậy, nội dung trên hóa đơn phải nêu rõ ràng giá trị, đơn giá và đặc điểm của lô hàng đó,… Trị giá hợp đồng có thể không giống trên hoá đơn. Vì thế, hoá đơn thường được lập thành nhiều bản và sử dụng tuỳ vào tình huống cụ thể.

2. Hoá đơn thanh toán hàng không

Loại hoá đơn này có tên viết tắt là NCV – No Commercial Value. Như các bạn đã biết thì hàng hoá phải có hoá đơn đi chung khi qua biên giới. Loại chứng từ này thể hiện giá trị hàng hoá (mặt hàng biếu, tặng, cho, mượn và thuê,…).

Bên nhận không có trách nhiệm trả tiền cho mặt hàng này và cần trình được hóa đơn do bên gửi hàng phát hành cho hải quan. Thêm vào đó, nếu lô hàng không cần thanh toán thì phải có chú thích “No commercial value” hay là “No commercial Value, value shown for customs purpose only”.

Những chi phí phát sinh liên quan đến thuế thì bên nhận hàng vẫn phải chịu chi trả.

3. Packing List – Phiếu đóng gói

Bản liệt kê toàn bộ các loại hàng hoá có trong kiện hàng vận chuyển. Hơn nữa, chúng được lập với nội dung đóng gói hàng với các thông tin như: tên hàng, số hiệu hợp đồng, ngày bốc hàng, tên số hiệu,…

Bên cạnh những phiếu đóng gói dạng phổ thông thì trên thực tế còn có các loại phiếu khác như sau:

• Detailed Packing List – Phiếu đóng gói chi tiết, có mục tiêu đề kèm với nội dung khá là chi tiết;
• Neutral Packing List – Phiếu đóng gói trung lập, nội dung có trên phiếu không ghi nhập tên của bên bán hàng;
• Packing and Weight List – Phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng, vừa có nội dung về hình thức đóng gói tiêu chuẩn vừa ghi nhập khối lượng của hàng hoá.

4. Những loại vận đơn trong quá trình vận chuyển

Người vận chuyển tiến hành xác nhận những chứng từ này để nhận hàng vận chuyển. Chúng được coi như một bằng chứng nhằm xác nhận hợp đồng vận chuyển đã ký kết. Đồng thời, nội dung của hợp đồng được nêu rõ trong các loại vận đơn.

Hiện tại vận đơn xuất nhập khẩu thường được chia ra thành 3 dạng gồm:

• Vận đơn hàng không;
• Vận đơn đường bộ (đường sắt);
• Vận đơn hàng hải (đường biển).

5. Giấy chứng nhận xuất xứ & nguồn gốc

Giấy chứng nhận này được viết tắt là C/O – Certificate of Origin, xác định về nguồn gốc, xuất xứ của hàng hoá. Chứng từ được cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia và vùng lãnh thổ cung cấp dựa vào quy tắc và các quy định.

Loại chứng từ này đóng vai trò quan trọng với các bên chủ hàng hoá, vì chúng sẽ giúp bên bán hàng hưởng được thuế ưu đãi hay là giảm thuế.

6. Giấy chứng nhận kiểm dịch cho hàng hoá đặc trưng

Việc cần giấy chứng nhận kiểm dịch còn tùy thuộc vào từng loại mặt hàng để xem xét trong quá trình hoàn tất hồ xuất nhập khẩu. Những mặt hàng yêu cầu thường là thực vật và động vật được chứng nhận bởi cơ quan kiểm dịch.

Mục đích của chứng từ này nhằm kiểm tra và ngăn chặn từ sớm sự lây lan của dịch bệnh liên quan đến hàng hoá đến các quốc gia khác trên thế giới.

7. Giấy chứng nhận chất lượng hàng – Certificate of Quality

Giấy chứng nhận chất lượng hàng thực để bàn giao và minh chứng cho chất lượng hàng đúng theo yêu cầu của các điều kiện thoả thuận. Giấy chứng nhận có thể do bên xí nghiệp hay xưởng sản xuất cung cấp nếu không quy định khác.

Chúng cũng có thể được cấp bởi cơ quan thực hiện kiểm nghiệm hàng xuất khẩu. Giấy chứng nhận chất lượng thường có 2 loại chính là:

• Giấy chứng nhận phẩm chất bình thường của hàng hoá
• Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng – Mục đích đảm bảo được đồng ý cho kết quả việc kiểm tra phẩm chất diễn ra ở địa điểm đã thoả thuận giữa các bên.

8. Tờ khai hải quan

Tên tiếng anh của chứng từ này là Customs Declaration, kê khai hàng hoá nhập khẩu cho cơ quan hải quan để tiến hành thông quan cho hàng hoá. Nghĩa là hàng đủ điều kiện để thực hiện xuất khẩu hay nhập khẩu.

Quy trình thực hiện thủ tục hải quan và bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Quy trình thực hiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan chuẩn nhất như các bước chi tiết dưới đây:

1. Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, nên chuẩn bị từ trước các loại chứng từ cần thiết và điền thông tin đầy đủ, chính xác. Kiểm tra và chỉnh sửa nhiều lần những chỗ chưa hợp lý cho đến khi hoàn tất;
2. Tiến hành cài đặt phần mềm VNACCS, phần mềm giúp bạn khai báo với hải quan một cách tiện lợi;
3. Đăng ký kiểm tra chuyên ngành nếu yêu cầu, các bạn cần hoàn tất toàn bộ các thủ tục, khai báo và nộp hồ sơ với cơ quan kiểm tra theo quy định;
4. Thực hiện khai và truyền tờ khai cho hải quan, các bạn chỉ cần nhập thông tin và số liệu của lô hàng trên phần mềm đã cài đặt. Sau đó, kiểm tra thật kỹ lại các thông tin đã nhập để tránh sai sót;
5. Nhận lệnh giao hàng, công ty vận chuyển sẽ phát hành nhằm lưu trữ hàng hoá và giao hàng cho bên nhận. Chứng từ này hết sức quan trọng để làm thủ tục chuyển hàng, kiểm hàng và nhận mẫu kiểm tra chuyên ngành;
6. Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nộp hải quan, tuỳ vào luồng mà bạn thực hiện thủ tục theo như quy định;
7. Hoàn tất thủ tục với Chi cục hải quan, các bạn có thể thuê dịch vụ khai báo hải quan hay bên xuất khẩu để thực hiện nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian.

Những lưu ý khi làm chứng từ xuất nhập khẩu hàng hoá

Trước khi làm một loại chứng từ nào đó, các bạn cần phải có sự trao đổi, thống nhất các thông tin và thỏa thuận để nội dung được chính xác nhất. Bộ chứng từ, hồ sơ phải có thông tin chuẩn và chỉnh chu về mọi mặt.

Nếu bạn không đầu tư thời gian của mình để chuẩn bị thật tốt bộ hồ sơ, chứng từ thì hàng hoá của bạn sẽ gặp nhiều bất trắc. Hàng hoá có thể bị giữ lại hoặc tịch thu từ phía hải quan nếu có sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng đến giao dịch mua bán giữa các bên.

Lời kết

Thật ra việc hoàn tất các loại chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan không quá phức tạp như các bạn đã nghĩ. Các bạn chỉ cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ và làm theo những lưu ý đã giới thiệu trong bài viết là thành công và tiết kiệm thời gian.

Nếu các bạn vẫn chưa hiểu rõ về chứng từ xuất nhập khẩu hay vấn đề liên quan, xin hãy để lại bình luận phía bên dưới. Nhân viên tư vấn nhiều năm kinh nghiệm trong thủ tục hải quan của An Tín Logistics sẽ liên hệ giải đáp cho bạn nhanh chóng.