Cut off Time là gì trong Logistics? Tìm hiểu tất tần tật về Closing Time

Thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng trong xuất nhập khẩu nói chung và vận chuyển hàng hóa nói riêng. Thời gian sai lệch có thể dẫn đến phát sinh nhiều chi phí đồng thời ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Một thuật ngữ khá quen thuộc và được nhắc đến nhiều trong vận tải quốc tế đó chính là Cut off Time. Tìm hiểu kỹ hơn về khái niệm Cut off Time là gì cùng An Tín Logistics ở bài viết sau đây nhé!

Cut off Time là gì?

Cut off Time hay Deadline/ Closing Time là thời hạn cuối cùng để chủ hàng hóa hoàn thành các công việc mà hãng vận tải quy định trước khi lô hàng xuất khẩu. Cut off Time còn gọi là thời gian cắt máng, được xác định bằng giờ và ngày.

Đối với hàng hóa vận chuyển theo đường biển thì việc không thể thanh lý kịp thời gian cắt máng sẽ bị coi là “rớt tàu”. Tức là, bạn phải chờ đến chuyến tàu để chuyển hàng. Tất nhiên, điều này sẽ dẫn đến rất nhiều rắc rối cho chủ hàng.

Do đó, trong trường hợp này, hãy xin thêm Deadline cho lô hàng. Đa phần chỉ các Forwarder mới có thể làm được việc này bởi họ thường có mối quan hệ tốt với hãng tàu. Thời gian gia hạn Closing time có thể là từ 3 – 6 tiếng.

Closing Time và các đối tượng liên quan

Tất cả những đối tượng tham gia vào quá trình xuất nhập khẩu sẽ đều liên quan đến Cut off Time. Cụ thể:

• Bên xuất khẩu – chủ hàng hóa: Là bên sản xuất và cung cấp hàng hóa.
• Bên nhập khẩu – người mua: Là người đặt hàng, mua hàng và là bên cuối cùng nhận hàng.
• Công ty vận chuyển: Là hãng tàu, hãng hàng không hoặc hãng vận tải bộ, có nhiệm vụ vận chuyển hàng từ cảng xuất phát đến cảng đích.
• Đơn vị cung cấp vận tải đa phương thức: Phối hợp cùng công ty vận chuyển để hàng hóa đến cảng, kho và đến tay người nhận được thuận lợi.
• Công ty bảo hiểm: Là đơn vị đồng hành giúp chia sẻ những rủi ro với các bên trong quá trình vận chuyển hàng.
• Hải quan: Là cơ quan giúp thông quan hàng hóa ở cả đầu nhập khẩu và xuất khẩu.

Cut-off Time chia ra thành những loại nào?

Để hàng hóa xuất khẩu thành công, người gửi cần tiến hàng nhiều công việc khác nhau. Mỗi công việc sẽ có một Deadline khác nhau. Điều này dẫn đến Cut off Time được phân chia thành nhiều loại. Cụ thể:

Cut off S/I

S/I là viết tắt của Shipping Instruction, là nội dung bắt buộc mà chủ hàng phải gửi cho hãng tàu đề phát hành B/L. Trong trường hợp không gửi đúng hạn, hãng tàu sẽ từ chối vận chuyển lô hàng của bạn.

Cut off VGM

Đây là thời gian cuối cùng mà người xuất khẩu phải gửi phiếu cân container cho hãng tàu. Cũng tương tự như Cut off Shipping Instruction, nếu không gửi đúng hạn, hàng hóa sẽ không thể được vận chuyển.

Cut off bãi

Cut off bãi hay Cut off C/Y là thời hạn mà shipper phải giao hàng đến nơi hạ cont theo quy định. Tại đây, cơ quan hải quan sẽ hoàn thiện khâu cuối cùng cho việc thông quan hàng xuất. Nếu không hoàn thành việc giao hàng đúng thời hạn, lô hàng của bạn sẽ bị rớt tàu.

Cut off Doc

Đây là thời hạn để shipper xác nhận nội dung B/L với hãng tàu. Nếu quên công việc này hoặc xác nhận muộn, hãng tàu sẽ dùng đến các nội dung trong S/I để phát hành vận đơn gốc.

Khác với các loại Cut off Time khác, nếu trễ thời gian Cut off Doc, hàng hóa vẫn được phép vận chuyển nhưng shipper sẽ phải chịu thêm phí phát sinh.

Quy định khác về Cut off Time

Chúng ta cần lưu ý thêm một số quy định về Closing Time cho hàng hóa đi Nhật và Thượng Hải. Đó là thời gian nộp bill chi tiết sẽ sớm hơn thông thường khoảng 3 ngày, tính từ ngày tàu chạy.

Cần làm gì nếu không kịp thời gian cắt máng?

Trễ hạn thời gian cắt máng là tình huống không quá hiếm gặp hiện nay. Nếu gặp phải trường hợp này, An Tín Logistics xin chia sẻ cách giải quyết như sau:

Liên hệ với Forwarder

Hãy liên hệ ngay với các Forwarder để nhờ xin thêm Deadline bởi họ làm việc trực tiếp và có quan hệ thân thiết với các hãng vận chuyển. Cơ hội được các hãng tàu gia hạn thêm sẽ khả thi hơn việc tự các shipper đến hãng tàu nhờ giúp đỡ.

Nhanh chóng hoàn tất thủ tục

Công việc mà các shipper cần làm ngay sau đó là hoàn thiện các thủ tục xin gia hạn. Bao gồm:

• Xin mẫu đơn lùi Closing Time của hãng tàu (Lưu ý cần phải có chữ ký hoặc đóng dấu của hãng).
• Chuyển đơn cho bộ phận Terminal của cảng để xin xác nhận.

Lúc này, bộ phận Terminal sẽ xem xét trường hợp của bạn. Nếu lý do đủ thuyết phục, họ sẽ note lại trong sổ tàu và tiến hành gia hạn Cut off Time cho bạn.

Ngược lại, nếu hãng tàu không chấp nhận gia hạn, họ sẽ gửi thông báo về để khách hàng chủ động trong việc book chuyến sau, hạn chế rủi ro cho cả 2 bên.

Lời kết

Có thể nói, việc hiểu và tuân thủ Closing Time là vô cùng quan trọng, quyết định đến tính kịp thời và hiệu quả trong xuất nhập khẩu. Mong rằng qua bài viết này, An Tín Logistics đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về Cut off Time là gì trong Logistics. Chúc các bạn vui vẻ!