Switch Bill là gì? Quy trình phát hành và rủi ro khi sử dụng Switch B/L

Switch Bill được sử dụng phổ biến trong trường hợp mua bán hàng hóa có nhiều bên tham gia. Đây là một loại vận đơn đặc biệt và khá phức tạp về quy trình phát hành.

Ở bài viết dưới đây, An Tín Logistics sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ về khái niệm Switch Bill là gì cũng như một số lưu ý khi chúng ta sử dụng loại vận đơn đặc biệt này.

Switch Bill là gì?

Switch Bill viết đầy đủ là Switch Bill Of Lading, được sử dụng để thay thế cho vận đơn ban đầu. Loại chứng từ này áp dụng trong trường hợp mua bán hàng hóa có sự tham gia của bên trung gian. Mục đích của Switch Bill là thay đổi thông tin của nhà sản xuất. 

Như vậy, sử dụng Switch Bill giải quyết được 2 vấn đề sau:

• Hàng hóa sẽ được giao thẳng từ nơi sản xuất đến nơi nhập khẩu mà không cần qua bên trung gian, tiết kiệm tối đa chi phí vận chuyển cho các bên.
• Các công ty nhập khẩu và xuất khẩu thật sự sẽ không biết được thông tin của nhau. Từ đó không thể mua bán trực tiếp mà phải qua bên trung gian.

Quy trình cần biết khi phát hành Switch Bill

Việc phát hành Switch Bill Of Lading sẽ diễn ra như sau:

Vận đơn 1

Đầu tiên, công ty trung gian X sẽ ký hợp đồng mua bán hàng hóa với bên xuất khẩu thật sự Y và bên nhập khẩu thật sự Z. Sau đó, X sẽ yêu cầu Y giao hàng, đồng thời chỉ định việc phát hành Switch Bill. Trong vận đơn này sẽ bao gồm các thông tin:

• Shipper: Công ty Y.
• Consignee: Trung gian X hoặc ngân hàng sẽ phát hành L/C cho X.
• Các thông tin về cảng bốc/ dỡ hàng hóa.

Lưu ý, vận đơn 1 thực chất chỉ là bill ảo, do đó, hàng hóa không được vận chuyển trên thực tế.

Vận đơn 2

Sau khi vận đơn 1 được phát hành, công ty X sẽ thanh toán tiền hàng cho Y và nhận đầy đủ chứng từ giao hàng từ công ty Y. Lúc này, lô hàng đã hoàn toàn thuộc quyền sở hữu của X. X sẽ yêu cầu công ty vận chuyển hủy vận đơn ảo và phát hành bill mới với các thông tin như sau: 

• Shipper: Công ty X.
• Consignee: Công ty Z.
• Các thông tin về cảng bốc/ dỡ hàng hóa (không thay đổi).

Cuối cùng, công ty X sẽ tập hợp bộ chứng từ mới và chuyển cho công ty Z để Z nhận hàng tại cảng đích.

4 bước yêu cầu và nhận Switch B/L

Sau đây, An Tín Logistics xin tổng hợp lại quy trình 4 bước yêu cầu và nhận Switch B/L.

• Bước 1: Điền các thông tin trong đơn đăng ký, bao gồm các thông tin cần sửa đổi và thông tin giữ nguyên. Bạn có thể nhận mẫu đơn này từ các hãng vận chuyển hoặc nhà cung cấp dịch vụ vận tải.
• Bước 2: Gửi mẫu đơn kèm theo vận đơn gốc cho hãng vận chuyển. Bạn có thể nộp qua hòm thư email hoặc đến trực tiếp văn phòng của nhà cung cấp dịch vụ. Lưu ý, thời gian không được muộn hơn 3 ngày làm việc trước khi tàu đến cảng đích.
• Bước 3: Hãng vận chuyển sẽ kiểm tra và xác minh. Nếu được chấp thuận, họ sẽ phát hành Switch Bill thay thế cho vận đơn gốc.
• Bước 4: Cuối cùng, bạn đến văn phòng của nhà cung cấp vận tải để nhận Switch Bill và thanh toán phí.

Rủi ro khi dùng Switch B/L

Theo đúng quy trình phát hành Switch Bill thì vận đơn 1 phải được hủy bỏ. Tuy nhiên, nếu vô tình hoặc cố ý bỏ qua bước này, lô hàng sẽ xuất hiện đồng thời nhiều hóa đơn. Điều này có thể dẫn đến tình trạng giao nhầm hàng cho bên thiếu trung thực và phải bồi thường toàn bộ giá trị lô hàng cho bên nhận thực sự.

Giận lận không phải là rủi ro duy nhất, sự thiếu hiểu biết về luật pháp của các quốc gia cũng có thể dẫn đến phát hành sai Switch Bill. Đặc biệt là nếu vận đơn này được phát hành ở khu vực khác với bản gốc ban đầu.

Ngoài ra, nếu phát hiện ra lô hàng sử dụng Switch Bill bất hợp pháp thì các gói bảo hiểm hàng hóa sẽ không có hiệu lực, ảnh hưởng đến quyền lợi của người liên quan.

Các biện pháp hạn chế rủi ro khi sử dụng Switch Bill

Cần có những biện pháp để hạn chế rủi ro khi sử dụng Switch Bill. Cụ thể:

• Xác minh thông tin: Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ về bên yêu cầu Switch Bill. Bên cạnh đó, chúng ta cũng phải kiểm tra lại thông tin về xuất xứ, mô tả hàng hóa, ngày tháng bốc dỡ hàng để đảm bảo không có bất cứ sự nhầm lẫn nào.
• Xác minh độ tin cậy: Phổ biến nhất là đề nghị bên yêu cầu cung cấp thư bồi thường được ký kết bởi ngân hàng. Đây là cách để bên yêu cầu bill chịu trách nhiệm nếu có rủi ro xảy ra từ việc chuyển đổi B/L.
• Đảm bảo rằng B/L gốc đã được hủy bỏ: Chúng ta chỉ phát hành Switch khi đã chắc chắn về việc bill gốc đã bị hủy bỏ. Đồng thời, kiểm tra thông tin ở cả 2 chứng từ để đảm bảo sự chính xác và đầy đủ.
• Bảo hiểm: Hãy chọn những nhà cung cấp bảo hiểm sẵn sàng chi trả cho những rủi ro về việc phát hành Switch Bill. Tất nhiên, chúng ta cũng cần đọc kỹ các điều khoản để tránh những tranh chấp có thể xảy ra sau này.

Một số lưu ý khi sử dụng Switch Bill

Dưới đây là một số lưu ý mà An Tín Logistics muốn cung cấp để bạn đọc hiểu rõ hơn về Switch Bill.

Người yêu cầu Switch Bill là ai?

Trên thực tế, chỉ có người xuất khẩu thật sự mới được yêu cầu Switch Bill. Nếu bên trung gian muốn phát hành vận đơn này, họ buộc phải có tư cách giống như người xuất khẩu, tức là phải sở hữu hàng hóa.

Như vậy, các công ty trung gian phải thanh toán đủ tiền hàng và có đầy đủ chứng từ để yêu cầu Switch Bill.

Người phê duyệt Switch Bill

Switch Bill được phê duyệt bởi các công ty forwarder hoặc các hãng tàu, đồng thời cũng là những người sẽ kiểm tra vận đơn ban đầu và vận đơn chuyển đổi. Khi Switch Bill đã được phê duyệt thì vận đơn ban đầu phải hủy bỏ nhằm tránh sự gian lận cũng như rủi ro cho quá trình vận chuyển.

Thời gian phát hành Switch Bill

Switch Bill được phát hành ngay sau khi nhận được vận đơn thứ nhất và trước khi hàng tới cảng đích. Switch Bill sẽ không được hãng tàu chấp nhận nếu chậm trễ hơn 3 ngày làm việc trước khi hàng tới cảng đích.

Một số lưu ý khác

Ngoài ra, chúng ta cần lưu ý 4 điểm sau đây:

• Các thông tin có thể thay đổi trong Switch B/L mới bao gồm: Shipper, Consignee, Cargo Description, Notify Party.
• Các thông tin cần giữ nguyên bao gồm: Cảng đi, cảng đích, trọng lượng, số kiện hàng.
• Ngày phát hành của 2 vận đơn phải giống nhau.
• C/O phải là loại dùng trong mua bán 3 bên.

Điều kiện Incoterm khi sử dụng Switch Bill

Để chủ động trong việc phát hành Switch Bill các công ty trung quan cần chọn đúng điều kiện Incoterm và đúng phương thức thanh toán:

• Bên trung gian luôn luôn phải giành quyền book tàu. Để làm được điều này thì hợp đồng mua bán giữa trung gian và người xuất khẩu thật sự phải thuộc nhóm F. Trong khi đó, hợp đồng giữa trung gian và người nhập khẩu thật sự phải thuộc nhóm C.
• Không book tàu trực tiếp với hãng tàu mà thay vào đó book qua Forwarder bởi làm Switch Bill với Forwarder dễ dàng hơn nhiều.
• Lựa chọn phương thức thanh toán đơn giản, tốt nhất là bằng L/C hoặc T/T.

Lời kết

Lợi nhuận của các công ty thương mại phần lớn đến từ việc mua đi bán lại. Sử dụng Switch Bill giúp họ rút ngắn được thời gian giao hàng, giảm chi phí vận tải đồng thời bảo mật các thông tin cần thiết. Hi vọng bài viết đã giúp bạn đọc hiểu rõ Switch Bill là gì. Chúc các bạn vui vẻ!