Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chuẩn nhất

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm nhiều giai đoạn và tiến trình tương quan với nhau. Nhiều loại hồ sơ, chứng từ cần thiết cho quy trình là rất nhiều và rất dễ bị nhầm lẫn nếu bạn không nắm rõ các bước thực hiện xuất khẩu.

Vì lý do đó, An Tín Logistics xin được giới thiệu đến bạn quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chuẩn hải quan thông qua bài viết dưới đây nhé!

Hình thức xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là gì?

Hình thức xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận chuyển hàng hoá có tính ứng dụng cao nhất trên thế giới. Hình thức xuất nhập khẩu sử dụng các tàu chở hàng trọng tải lớn. Hiện nay có rất nhiều phương thức vận chuyển bằng đường biển cụ thể như:

• FCL – Tải nguyên Container: Lô hàng sẽ được đóng vào một Container có chiều dài tầm khoảng 20 – 45ft;
• LCL – Dưới tải trọng Container: Một số lô hàng sẽ đóng chung vào một Container và chia nhỏ ra theo từng điểm đến của mỗi loại hàng;
• Roll on Roll off – RORO: Xe tải và các phương thức vận tải khác chuyển hàng hoá chất trên xe xuống tàu. Điều này đảm bảo an toàn tối đa cho hành trình và chỉ cần lái xe đến vị trí đích của bạn;
• Vận chuyển hàng rời khô: Hình thức sử dụng phổ biến cho các loại hàng hoá đặc biệt như: hệ thống trang thiết bị, máy móc, bô tông hay kim loại,… loại này có đổ hoặc thả hàng hoá vào hầm tàu chứ không lưu trữ trong Container.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chuẩn hải quan

Cụ thể các bước trong quy trình xuất khẩu hàng bằng đường biển như sau:

Bước 1: Thoả thuận và ký kết hợp đồng giữa các bên

Trước khi thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hoá, các bạn phải tiến hành đàm phán với khách hàng và đi đến việc ký kết hợp đồng thương mại. Bước này chính là bước quan trọng nhất, quyết định lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Bước 2: Xin giấy phép cho việc xuất khẩu hàng hoá

Nếu hàng hóa thuộc danh mục phải xin giấy phép thì bên chủ hàng có trách nhiệm làm việc với cơ quan chức năng để xin giấy phép. Quy định được làm rõ tại Nghị định 187 và các quy định khác liên quan trong quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển.

Bước 3: Đặt lịch tàu và nhận Container trống

Nếu hợp đồng thương mại yêu cầu giao nhận hàng hoá theo điều kiện CIF thì bạn phải liên hệ với FWD hay hãng tàu để tìm đơn vị có giá tàu cạnh tranh nhất. Trường hợp sử dụng điều kiện FOB, bạn không cần phải liên hệ đặt tàu mà bên mua hàng (Consignee) là người đặt.

Quy trình lấy Container rỗng thì các bạn đến cảng để nhận lấy thông tin Booking (Booking Information) sau khi xuất CIF và có Booking tại thương vụ cảng. Hoạt động này nhằm hỗ trợ xác thực với hãng tàu là bạn đã chấp nhận lấy Seal và Container.

Khi xuất bằng hình thức FOB, các bạn sẽ có thông tin vận chuyển (Transport Information) và đổi lấy Booking. Tiếp theo các bạn làm các bước tương tự như với điều kiện CIF ở trên.

Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra kỹ càng hàng xuất khẩu

Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu chính là chuẩn bị và kiểm tra lại mặt hàng xuất khẩu. Chủ hàng sẽ lên kế hoạch sản xuất hàng hoá và đảm bảo chất lượng cũng như số lượng hàng hóa theo như thỏa thuận trên hợp đồng.

Tiếp đến, chủ hàng hoạch định việc lấy Container rỗng để thực hiện đóng hàng, kiểm tra lại lần cuối và tiến hành niêm phong Container để xuất khẩu.

Bước 5: Ký hiệu chuyên chở (Shipping Mark) và đóng gói hàng

Có hai hình thức đóng gói hàng chính ở thời điểm hiện tại bao gồm:

• Đóng gói tại kho, bộ phận làm xuất khẩu cần phải kết hợp với công nhân, bộ phận kỹ thuật tại nhà máy (phân xưởng) để đóng gói hàng. Các bạn cần ghi nhớ đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu trên hợp đồng. Thông tin phổ biến như là: tên hàng hoá, quốc gia sản xuất, trọng lượng bì, trọng lượng tịnh và các ký hiệu hướng dẫn cho quá trình vận chuyển (hàng cồng kềnh, dễ vỡ,…);
• Đóng gói tại cảng, quy trình có phần tương đồng với đóng gói tại kho. Thế nhưng, việc đóng hàng tại cảng yêu cầu nhiều thủ tục và giấy tờ hơn. Doanh nghiệp thường sẽ phải thuê công nhân đóng hàng ở cảng nếu đóng hàng tại đây.

Bước 6: Nộp phí bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu

Bước mua bảo hiểm cho lô hàng tất nhiên không thể thiếu trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Chủ hàng có nghĩa vụ phải liên hệ với bên công ty bảo hiểm để thực hiện chọn mức bảo hiểm đúng với giá trị thực của hàng hoá.

Hàng hoá xuất nhập khẩu đường biến thường mua mức 2% trên tổng giá trị đơn hàng là phổ biến. Trong trường hợp lô hàng xuất theo điều kiện FOB hay CNF thì chủ hàng không có trách nhiệm mua bảo hiểm.

Bước 7: Hoàn tất các thủ tục hải quan

Bước này cũng đóng vai trò quan trọng trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển. Những công việc mà bạn cần phải làm trong bước này được tổng hợp như dưới đây:

• Mở tờ khai hải quan: Cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ như: 2 bản giấy tiếp nhận hồ sơ cấp bởi hải quan, bản sao hợp đồng ngoại thương, phiếu đóng hàng (Packing List), giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, 2 bản tờ khai hải quan và hoá đơn thương mại (Commercial Invoice);
• Đăng ký tờ khai: Đăng ký viên của bên hải quan sẽ dựa trên các thông tin có trên tờ khai để nhập thông tin và trình lên lãnh đạo hải quan ký để thông quan lô hàng. Lô hàng không xuất hiện bất kỳ vấn đề phát sinh nào sẽ hiển thị luồng xanh. Mặt khác, lô hàng thuộc diện cần kiểm tra lại thì khả năng cao là luồng đỏ và luồng vàng;
• Đóng phí liên quan: Bộ phận hải quan sẽ ghi lại số Seal và số Container vào phía mặt sau của tờ khai – phần thông tin dành cho hải quan;
• Thanh lý tờ khai: Bên thực hiện thủ tục hải quan sẽ phải trình tờ khai đã hoàn tất để chuyên viên thương vụ cảng kiểm tra Seal và Container đã hạ chưa và có hạ chính xác không. Container sẽ được nhận vào hệ thống cảng sau khi hoàn thành thanh lý tờ khai;
• Vào số tàu vận chuyển: Lúc Container được hạ xuống thì tiếp đến sẽ được ghi vào sổ tàu. Nhân viên có nhiệm vụ giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận đúng tình trạng Container;
• Thực xuất tờ khai hải quan: Lô hàng khi đã giao cho khách thì nhân viên giao nhận phải thực hiện thực xuất cho hàng hoá. Những loại chứng từ cần thiết gồm: hoá đơn thương mại (bản chính), tờ khai hải quan (1 bản sao, bản chính) và vận đơn đường biển (bill tàu).

Bước 8: Bàn giao hàng cho tàu vận tải

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, các bạn phải cung cấp chi tiết hoá đơn giao nhận cho hãng tàu để làm vận đơn. Bước này phải thực hiện trước bước thực xuất và giờ cắt máng (Closing Time).

Khi phía xuất hàng nhận được vận đơn đường biển (có thể là bill gốc hay Surrender Bill) thì quá trình giao nhận hàng sẽ kết thúc.

Bước 9: Thanh toán tiền hàng xuất khẩu bằng đường biển

Bước cuối trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là việc thanh toán tiền cho lô hàng xuất khẩu. Tại bước này, bên làm thủ tục xuất nhập khẩu phải hoàn tất bộ chứng thanh toán gồm có:

• Phiếu đóng gói
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O)
• Vận đơn đường biển
• Giấy chứng nhận khử trùng và hoá đơn thương mại.

Nếu bạn yêu cầu thanh toán bằng phương thức L/C thì cần phải nộp lại bộ chứng từ cho bên ngân hàng bảo lãnh thông báo.

Bước 10: Lưu giữ chứng từ và hồ sơ

Các bạn cần phải lưu trữ mọi giấy tờ, chứng từ liên quan đến quy trình xuất khẩu hàng một cách kỹ lưỡng. Để giúp đối chiếu khi phát sinh kiểm tra sau thông quan, trường hợp khiếu nại hay sai sót,… Những loại chứng từ cần lưu ý: hồ sơ miễn thuế, hoàn thuế, không thu thuế hay giảm thuế, chứng từ kế toán, sổ sách, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải hay tài liệu kỹ thuật,…

Lời kết

Toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển đã được chúng ta tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết rồi. An Tín Logistics hi vọng bạn đã nắm cặn kẽ toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hoá theo phương thức đường biển.

Nếu như các bạn vẫn còn chưa nắm rõ bước nào trong quy trình thì đừng ngại để lại bình luận phía bên dưới nhé. Nhân viên tư vấn với kiến thức bài bản và nhiều năm kinh nghiệm sẽ liên hệ đến bạn trong giây lát.