Packing List là gì? Hướng dẫn cách điền mẫu Packing List chuẩn nhất

Packing List là gì và Packing List đóng vai trò gì trong xuất nhập khẩu? hiện là những câu hỏi được rất nhiều người quan tâm. Chứng từ này rất cần thiết cho người làm xuất nhập khẩu (XNK) trong quá trình hoàn thành hồ sơ thông quan.

Ngay sau đây, các bạn hãy cùng An Tín Logistic giải đáp các thắc mắc về Packing list trong nội dung bài viết dưới đây.

Packing List là gì?

Packing List hay còn được gọi là phiếu đóng gói trong xuất nhập khẩu. Đây thực chất là một bảng kê danh mục hàng hoá vận chuyển như đã ký kết trên hợp đồng. Thông tin trên Packing List tương tự với hoá đơn, nhưng không đề cập đến thông tin đơn giá, thanh toán, trị giá hay đồng tiền thanh toán.

Thông tin quan trọng nhất trong Packing List là trọng lượng, kích thước và quy cách đóng gói, bảo quản của lô hàng vận chuyển.

Packing List có bao nhiêu loại?

Hiện nay, ngành xuất nhập khẩu đang sử dụng 3 mẫu Packing List cơ bản và phổ biến nhất bao gồm:

• Neutral Packing List, có tên là phiếu đóng gói hàng hoá trung lập. Tên người bán sẽ được ghi nhập ở loại phiếu này theo thông dụng;
• Detailed Packing List, phiếu này là phiếu đóng gói hàng hoá một cách chi tiết. Nội dung được trình bày cụ thể với nhiều chi tiết khác nhau. Đây cũng được xem là mẫu Packing List được sử dụng nhiều nhất ở thời điểm hiện tại;
• Packing and Weight List, thực chất là một loại phiếu đóng gói đi kèm với bảng kê trọng lượng hàng hoá vận chuyển.

Chức năng của Packing List trong xuất nhập khẩu

Thông tin trên Packing List sẽ giúp người đọc nắm rõ về trọng lượng ròng (bao gồm cả bao bì), quy cách đóng gói, số lượng, loại hàng và phương thức lưu trữ hàng hoá. Thông qua đó, các bạn có thể ước tính được một số yếu tố sau:

• Sắp xếp kho chứa hàng được tối ưu về không gian;
• Điều hành phương tiện vận chuyển phù hợp;
• Bốc dỡ hàng theo phương thức sử dụng công nhân hay thiết bị chuyên dụng (máy móc);
• Khi hàng phải kiểm hoá trong khi thực hiện thủ tục hải quan, vị trí của một mặt hàng cụ thể được xác định nhanh chóng ở đâu và Pallet nào.

Vì sao cần phải chuẩn bị Packing List khi làm xuất nhập khẩu?

Trường hợp chủ thể không cung cấp được danh sách đóng gói, nhiều vấn đề có thể phát sinh và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp. Các vấn đề thường thấy trong thực tế gồm có: bị phạt bởi cơ quan hải quan, không gửi hoặc nhận được hàng hoá đúng theo thời gian,…

Danh sách đóng gói hàng xuất khẩu nên được gắn thật chặt ở phía ngoài thùng Container vận chuyển. An toàn nhất là danh sách được bọc Nilon không thấm nước kèm theo phong bì có đánh dấu danh sách đóng gói.

Chủ hàng và đại lý giao nhận sẽ có trách nhiệm thực hiện việc này. Mục đích chính là để dựa vào đó và xác định tổng khối lượng cũng như trọng lượng toàn lô hàng. Đồng thời, thông tin ghi nhập về hàng hoá có thật sự đúng với thực tế hay không.

Không những vậy, cơ quan hải quan tại cảng xuất hay cảng nhập đều sử dụng Packing List để tiến hành kiểm tra hàng vận chuyển. Bất kỳ một sai sót nào cũng có thể khiến thời gian giao/nhận hàng bị chậm trễ.

Vì vậy mà bạn nên chuẩn bị thật kỹ Packing List trước khi thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu để không bị mất thời gian, công sức và chi phí.

Nội dung chính có trên Packing List là gì?

Trong thực tế, nội dung chính của một Packing List – Phiếu đóng gói hàng hoá, theo chuẩn sẽ bao gồm những mục sau:

• Số phiếu đóng gói hàng hoá;
• Ngày lập phiếu;
• Tên kèm địa chỉ liên lạc của bên nhập khẩu và xuất khẩu;
• Thông tin vị trí chính xác của: cảng đi, cảng đến và cảng xếp dỡ hàng vận chuyển,…;
• Tên tàu và số chuyến hàng vận chuyển;
• Thông tin liên quan đến lô hàng như: trọng lượng, số lượng, mô tả hàng, cách đóng gói, số kiện hàng và thể tích hàng hoá;
• Xác nhận từ phía xuất khẩu với chữ ký người uỷ quyền và đóng dấu;
• Số hiệu của hợp đồng;
• Điều kiện giao hàng theo từng trường hợp;
• Các ghi chú khác về lô hàng (Remark).

Hướng dẫn cách điền mẫu Packing List chuẩn nhất 2023

Trong quá trình điền thông tin vào mẫu Packing List, người lập cần chú ý đến phần đề mục để tránh nhầm lẫn. Bất kỳ một sự sai sót nào cũng khiến bạn phải mất thời gian và công sức để kiểm tra hay lập lại bản mới. Các bạn theo dõi cách điền mẫu Packing List như bảng sau:

Cần chú ý những điều gì khi lập Packing List?

Nhằm xác định chính xác quy cách đóng gói của hàng hoá trên Packing List. Nội dung được ghi phải đảm bảo các tiêu chí như dưới đây:

• Số và ngày lập phải trùng khớp với thực tế;
• Tên hàng + mã hàng phải mô tả chi tiết hàng hoá;
• Đơn vị tính, trọng lượng và số lượng đúng theo lô hàng vận chuyển;
• Kích thước kiện hàng và quy cách đóng gói theo tiêu chuẩn để tìm giải pháp vận chuyển tối ưu;
• Tất nhiên thông tin về Buyer và Seller phải rõ ràng, minh bạch.

Những câu hỏi xoay quanh Phiếu đóng gói hàng hóa – Packing List

Phân biệt Packing List và Commercial Invoice như thế nào?

Đối với các bạn chưa có kinh nghiệm về chứng từ xuất nhập khẩu, việc phân biệt Packing List và Commercial Invoice (hoá đơn thương mại) tương đối khó khăn. Bề ngoài thì hai loại chứng từ này gần như không có gì khác biệt vì chúng thường dựa trên một mẫu.

Thông tin trên cả 2 chứng từ cũng khá tương đồng với nhau nhưng mỗi mục lại có chức năng khác nhau. Nên để phân biệt 2 loại chứng từ này, các bạn cần phải tham khảo đến những dữ liệu sở hữu đặc thù riêng theo từng loại.

Tiếp đến, hãy xác định và kiểm tra thật kỹ nội dung trong chứng từ mà mình đang lập để điền thông tin chính xác nhất.

Thời điểm nào tốt nhất để lập Packing List?

Nguyên tắc là làm hàng xong phải lập ngay Packing List, vì hoàn thành đóng hành mới có số liệu chính xác về số lượng. Chuyên viên có thể lập phiếu đóng gói trước khi đóng hàng đối với những đơn hàng có tính chất lặp lại và thường xuyên thực hiện.

Hình ảnh mẫu Packing List

Lời kết

Như vậy là chúng ta đã tìm hiểu rõ ràng về vấn đề Packing List là gì? thông qua bài viết trên rồi. Bài viết còn giúp chúng ta biết được cách điền mẫu Packing List chuẩn hải quan và những thông tin hữu ích về phiếu đóng gói hàng hoá.

Nếu quý độc giả vẫn chưa hình dung cụ thể về thuật ngữ Packing List thì xin hãy để lại câu hỏi phía bên dưới. Nhân viên tư vấn An Tín Logistic sẽ liên hệ “trong một nốt nhạc” và giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

An Tín Logistics