Hồ sơ và Quy trình đăng ký kiểm dịch thực vật cho hàng xuất khẩu mới nhất 2024

Quy trình đăng ký kiểm dịch thực vật cho hàng xuất khẩu là quy trình bắt buộc dành cho các doanh nghiệp xuất khẩu nông sản. Các bạn hãy cùng theo chân chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về quy trình này trong bài viết dưới đây nhé!

Quy trình kiểm dịch thực vật cho hàng xuất khẩu là gì?

Hoạt động kiểm dịch thực vật được cơ quan nhà nước yêu cầu đối với hàng hóa xuất khẩu. Mục đích nhằm ngăn chặn lây lan dịch bệnh nguy hiểm (do côn trùng, mầm bệnh hay Virus). Đảm bảo không bị ảnh hưởng đến sức khỏe con người và thực vật (nông sản) khi xuất khẩu.

Mặt hàng nào cần kiểm dịch thực vật khi xuất khẩu?

Ngay từ cái tên thì chúng ta cũng đã đoán được những mặt hàng cần thực hiện kiểm dịch thực vật theo yêu cầu của nước xuất khẩu. Một vài loại sản phẩm yêu cầu kiểm dịch có thể kể đến như: hoa màu, rau củ quả, cây cối, nông sản, gỗ và các mặt hàng có nguồn gốc thực vật,…

Tiêu chuẩn của quy trình kiểm dịch thực vật

Tại Việt Nam, tiêu chuẩn cho quá trình kiểm dịch thực vật dựa theo Điều 4 – Thông tư 33/2014/TT-BNNPTNT quy định. Quy trình kiểm dịch phải đáp ứng được 2 nhu cầu cơ bản dưới đây:

• Thời gian kiểm tra nhanh chóng, phát hiện chuẩn xác đối tượng kiểm dịch thực vật. Đối tượng kiểm soát theo quy định của Việt Nam và sinh vật lạ gây hại trên sản phẩm (vật thể) xuất khẩu hay nhập khẩu;
• Quyết định sử dụng biện pháp xử lý kịp thời và phù hợp nhất dành cho vật thể bị nhiễm đối tượng kiểm dịch thực vật, đối tượng phải kiểm soát tại Việt Nam cũng như sinh vật gây hại khó xác định.

Cần chuẩn bị những hồ sơ gì để đăng ký quy trình kiểm dịch thực vật?

Trước khi đăng ký thực hiện kiểm dịch thực vật, doanh nghiệp cần phải có những hồ sơ, chứng từ theo quy định. Căn cứ vào Điều 9 – Thông tư 33/2014/TT-BNNPTNT (sửa đổi một vài điểm tại Khoản 5 – Điều 2 – Thông tư 15/2021/TT-BNNPTNT), bộ hồ sơ gồm có:

• Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật xuất khẩu hay tái xuất khẩu theo mẫu. Mẫu đăng ký được quy định tại Phụ lục IV – ban hành kèm theo Thông tư 33/2014/TT-BNNPTNT.

Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu giấy đăng ký kiểm dịch thực vật xuất khẩu hoặc tái xuất khẩu chuẩn hải quan tại đây:

Toàn bộ quy trình đăng ký kiểm dịch thực vật cho hàng xuất khẩu chuẩn nhất

Quy trình đăng ký thực hiện kiểm dịch thực vật cho hàng xuất khẩu (hoặc tái xuất khẩu) diễn ra trong 6 bước cơ bản sau:

1. Đăng ký tài khoản

Doanh nghiệp đăng ký tài khoản tại phòng đăng ký mới thuộc cơ quan kiểm dịch thực vật (Chi cục kiểm dịch thực vật theo vùng). Sau đó, doanh nghiệp sẽ được phát 2 văn bản mẫu gồm: phiếu đăng ký kiểm dịch thực vật và mẫu thông tin đăng ký tài khoản (thời hạn kích hoạt tài khoản trong 1 ngày).

Tiếp đến, doanh nghiệp về tạo tài khoản trên các thiết bị điện tử và điền thông tin theo như hai mẫu trên. Doanh nghiệp có thể tải trực tiếp 02 mẫu văn bản trên tại mục dưới đây:

2. Đăng ký thực hiện kiểm dịch thực vật với cơ quan chức năng

Người chủ lô hàng hay người được ủy quyền thực hiện đăng ký kiểm dịch thực vật phải thực hiện trước 1 – 2 ngày so với thời điểm tàu chạy. Quá trình đăng ký diễn ra tại cơ quan kiểm dịch thực vật theo vùng hiện tại.

Hồ sơ kèm theo để hoàn thành thủ tục đăng ký gồm có:

1. Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật theo như mẫu của cơ quan kiểm dịch;
2. Hợp đồng mua bán sản phẩm, hàng hóa bắt buộc phải có. Vận đơn, Invoice và Packing List kèm theo trong trường hợp phát sinh;
3. Nếu bên đăng ký là người được chủ hàng ủy quyền thì cần phải có giấy ủy quyền của bên chủ hàng;
4. Sản phẩm mẫu của lô hàng cần thực hiện kiểm dịch:
   1. Trường hợp sản phẩm đem được mẫu kiểm tra, bộ phận tiếp nhận sẽ thực hiện kiểm tra hồ sơ kèm theo mẫu. Nếu hồ sơ hợp lệ thì bộ phận tiếp nhận tiến hành ký xác nhận, đồng thời gửi số tiếp nhận đến chủ hàng hay người được ủy quyền;
   2. Trường hợp sản phẩm không đem mẫu được hay xảy ra tình trạng bất thường, bộ phận tiếp nhận chuyển tiếp hồ sơ lại cho bộ phận giám sát tại cảng. Bộ phận giám sát thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa đã hạ bãi chờ xuất và trả số tiếp nhận trực tiếp về cho chủ hàng (hay người được quyền).

Tiếp đến, chủ hàng tiếp tục thực hiện khai báo thông tin về lô hàng qua trang Web của Chi cục kiểm dịch thực vật theo vùng. Cơ quan kiểm dịch thực vật sẽ gửi lại bản nháp chứng thư qua Email cho chủ hàng (hoặc người được ủy quyền) trong vòng 24 giờ.

3. Thực hiện thủ tục kiểm tra lấy mẫu lô hàng

Cơ quan kiểm dịch sẽ tiến hành kiểm tra hàng thực tế tại sân bay, cảng hay kho sản xuất tùy vào loại hàng hóa và yêu cầu của nước nhập khẩu. Cơ quan cũng có khả năng yêu cầu kiểm tra đặc biệt liên quan đến nhà máy sản xuất, vùng trồng nông sản,…

Cơ quan thực hiển kiểm dịch sẽ tiến hành kiểm tra lấy mẫu để đưa ra nhận định mặt hàng có đủ điều kiện để được xuất khẩu hay là không.

4. Khai báo điện tử về đơn hàng cần được xuất khẩu

Thông tin lô hàng cần phải được chủ hàng khai báo một cách chi tiết cho cơ quan kiểm dịch vùng trên trang Web của đơn vị.

5. Tiến hành nộp bộ hồ sơ hoàn chỉnh để lấy chứng thư kiểm dịch

Doanh nghiệp cần phải có bản nháp, kiểm tra kèm theo sự xác nhận đối với Shipper (bên vận chuyển) hay Consignee (bên nhập khẩu). Trường hợp cần điều chỉnh, thực hiện trực tiếp lên trên bản nháp rồi gửi bộ hồ sơ hoàn chỉnh đến chi cục kiểm dịch từ 1 – 2 ngày (tính từ lúc nhận được số tiếp nhận).

Trước tiên, doanh nghiệp cần phải đóng lệ phí kiểm dịch theo bảng giá áp dụng với mức trọng lượng và từng sản phẩm cụ thể tại phòng kế toán. Tiếp theo, doanh nghiệp mang bộ hồ sơ hoàn chỉnh nộp về phòng tiếp nhận của cơ quan thực hiện kiểm dịch thực vật.

Bộ hồ sơ gồm các giấy tờ và chứng từ cụ thể như sau:

• Số tiếp nhận đã có chữ ký của bộ phận tiếp nhận và nhân viên giám sát;
• Bộ hồ sơ đầu tiên nộp đăng ký gồm: hợp đồng mua bán xuất nhập khẩu, giấy đăng ký kiểm dịch thực vật;
• Chứng thư được khai báo qua mạng (đã hoàn tất chỉnh sửa) dạng bản nháp;
• Vận đơn cung cấp đầy đủ thông tin được xác nhận từ chủ hàng và có tính chính xác nhất;
• Bản kê chi tiết hàng hóa & hóa đơn thương mại.

6. Tiếp nhận – Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ đăng ký kiểm dịch

Cơ quan thực hiện kiểm dịch thực vật sẽ tiếp nhận và thực hiện kiểm định hồ sơ đăng kiểm. Nếu hồ sơ đầy đủ và đạt điều kiện, cơ quan sẽ cấp chứng thư gốc cho chủ hàng trong vòng 24 giờ.

Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu sót hay không đạt yêu cầu, chủ hàng hay người được ủy quyền sẽ được yêu cầu kiểm tra lại, bổ sung và hoàn thiện hồ sơ.

Những điều cần lưu ý trong quá trình đăng ký kiểm dịch thực vật

Doanh nghiệp trước khi thực hiện đăng ký kiểm dịch cần xác định vùng và Chi cục kiểm định hiện tại của mình để chuẩn bị hồ sơ cần thiết. Tìm hiểu và hoàn thiện hồ sơ, chứng từ theo yêu cầu của nước nhập khẩu (nếu có).

Trường hợp doanh nghiệp lựa chọn công ty tư vấn để chuẩn bị hồ sơ nên lựa chọn các đơn vị uy tín để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Lời kết

Như vậy là chúng ta đã nắm được toàn bộ quy trình đăng ký kiểm dịch thực vật cho hàng xuất khẩu và các thông tin liên quan. An Tín Logistics rất hân hạnh được đồng hành cùng các bạn trong quá trình tìm hiểu về Logistics.