Arrival Notice là gì? Chức năng và nội dung bắt buộc của giấy báo hàng đến

Trong vận tải quốc tế, Arrival Notice là chứng từ rất quen thuộc. Tuy nhiên, đối với những ai mới bắt đầu tìm hiểu và chưa thực tế tiếp xúc thì khái niệm này còn khá mới mẻ. 

Vậy cụ thể Arrival Notice là gì? Nó có chức năng quan trọng như thế nào trong hoạt động xuất nhập khẩu? Hãy cùng An Tín Logistics theo dõi bài viết dưới đây để có thêm những thông tin hữu ích nhé!

Arrival Notice là gì?

Arrival Notice viết tắt là A/N, dịch sang tiếng Việt nghĩa là thông báo hàng đến. Đây là một loại chứng từ chỉ có trong hàng nhập, do đơn vị vận tải gửi tới đầu nhận. Trong đó ghi rõ về thời gian và địa điểm lô hàng dự kiến đến cảng đích. Thời điểm phát hành Arrival Notice là từ 2 – 4 ngày trước khi hàng dự kiến cập cảng.

Giấy báo hàng đến là xác nhận chính thức để bên nhận chuẩn bị các thủ tục nhập cảnh cần thiết. Bao gồm: lấy lệnh giao hàng (D/O), thanh toán các loại phí, làm thủ tục hải quan, kiểm tra chuyên ngành và một số công việc khác. Nhờ thông báo A/N mà bên nhập khẩu chủ động được kế hoạch giao nhận hàng hóa.

4 chức năng của giấy báo hàng đến Arrival Notice

Notice Arrival là chứng từ không thể thiếu trong quá trình nhập khẩu. Do đó, nó có chức năng quan trọng, cụ thể như sau:

Cung cấp thông tin về nơi đến

Giấy báo hàng đến A/N cung cấp thông tin về tên tàu, số chuyến, địa điểm và thời gian hàng đến. Từ đó, bên nhận biết được chính xác vị trí kho chứ hoặc bãi cảng mà hàng hóa được dỡ xuống.

Các thông tin này rất quan trọng trong quá trình nhập khẩu. Nhờ có nó mà hàng hóa mới có thể thông quan một cách nhanh chóng và thuận lợi.

Thông báo hàng đã đến cảng đích cho bên nhận

Trong Arrival Notice có thông báo rõ ràng cho người nhận biết tàu chở hàng, container hoặc lô hàng lẻ đã đến cảng đích. Điều này giúp cho bên nhập khẩu chủ động chuẩn bị các thủ tục nhận hàng cũng như những kế hoạch tiếp theo của quá trình sản xuất, tiêu thụ hàng hóa.

Hỗ trợ giải phóng hàng

Ngoài thông báo hàng đã cập cảng đích, A/N còn cung cấp các thông tin khác như số lượng container, trọng lượng hàng, mô tả chi tiết hàng… Người nhận kiểm tra các thông tin này xem đã khớp với vận đơn B/L hay chưa.

Nếu đã trùng khớp thì quá trình giải phóng hàng sẽ được tiến hành một cách nhanh chóng.

Hỗ trợ kế hoạch giao nhận hàng

Bằng việc biết chính xác địa điểm và thời gian mà hàng đến cảng đích, bên nhập khẩu sẽ tổ chức các hoạt động giao nhận một cách hiệu quả và an toàn hơn. Từ đó, tăng độ tin cậy của các đơn vị vận chuyển, tránh những rủi ro không đáng có.

Ai là người phát hành A/N?

Đây chắc hẳn là câu hỏi được nhiều bạn đọc quan tâm và mong muốn được giải đáp. Giấy thông báo hàng đến được phát hành bởi:

• Shipping Lines – Hãng tàu.
• NVOCC – Đơn vị vận tải biển không sở hữu tàu.
• Shipping Lines’ Agent – Đại lý hãng tàu.
• Công ty logistics.
• Freight Forwarder – Đơn vị giao nhận vận chuyển.

Có 2 trường hợp như sau:

• Nếu chủ hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ của hãng tàu thì chính hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu tại cảng đích sẽ là người phát hành Arrival Notice.
• Trường hợp chủ hàng sử dụng dịch vụ của các công ty Forwarder hoặc Logistics thì hãng tàu/đại lý hãng tàu sẽ phát hành A/N cho các công ty Forwarder/Logistics. Sau đó, các công ty này sẽ phát hành một bản khác tương tự đến chủ hàng hóa.

Nội dung bắt buộc trên giấy thông báo hàng đến

Sau đây, An Tín Logistics sẽ chia sẻ đến bạn đọc những nội dung bắt buộc có trên giấy báo đến Arrival Notice.

1. Thông tin vận chuyển

• Số vận đơn.
• Tên tàu, số chuyến.
• Tên hãng tàu hoặc công ty Logistics.
• Tên cảng khởi hành.
• Tên cảng đích.

2. Địa điểm và thời gian:

• Địa điểm chính xác của kho dỡ hàng hoặc bãi cảng.
• Ngày và giờ tàu hoặc cont hàng dự kiến hoặc đã đến nơi.

3. Thông tin hàng hóa

• Trọng lượng hàng hóa.
• Mô tả chi tiết hàng hóa.
• Số lượng cont hàng.
• Số container, số seal.
• Các thông tin về kích thước, khối lượng, đặc điểm, tính chất của lô hàng.

4. Thông tin chứng từ, chi phí

• Giấy tờ chủ hàng phải xuất trình hoặc phải nộp để lấy D/O, bao gồm: vận đơn gốc (nếu có), CCCD.
• Một số chi phí mà chủ hàng phải thanh toán là CIC, THC, CFS…

5. Thông tin liên hệ

• Thông tin liên hệ của bên phát lệnh giao hàng (cần có để khách hàng đến lấy D/O).
• Số điện thoại, địa chỉ liên lạc, email khác (nếu có) để bên nhận có thể liên hệ khi cần.

Ngoài các nội dung trên, chứng từ A/N còn bao gồm một số thông tin khác như các khoản phí cần thanh toán, số hiệu booking, hướng dẫn và yêu cầu khi giải phóng hàng…

Mẫu Arrival Notice

Arrival Notice có nhiều mẫu khác nhau, tùy thuộc vào từng hãng tàu. Dưới đây là một mẫu A/N để bạn đọc tham khảo:

Cần làm gì khi nhận được giấy thông báo hàng tới A/N?

Vậy, khi đã có thông báo hàng tới A/N, người nhận có thể lấy được hàng luôn tại cảng không hay cần thực hiện thêm các công việc khác? 

Câu là lời là người nhận chưa thể lấy hàng ngay và cần tiến hành thêm các thủ tục sau đây:

• Khai báo hải quan lô hàng.
• Khai E Manifest.
• Tới văn phòng cảng để lấy lệnh giao hàng Delivery Order (D/O). Lưu ý, để lấy được D/O, bạn cần xuất trình giấy giới thiệu, CCCD, vận đơn lô hàng và giấy thông báo hàng đến A/N.

Thời gian để lấy được hàng như sau:

• Đối với hàng cont: Thông thường sẽ mất từ 6 – 12 tiếng để đổi lệnh và lấy hàng. 
• Đối với lô hàng lẻ LCL: Thời gian rơi vào khoảng 2 ngày làm việc do hãng vận chuyển phải khai thác hàng về kho gom hàng lẻ CFS (bao gồm kéo cont từ cảng về kho và dỡ hàng từ cont vào kho).

Arrival Notice và Delivery Order có gì khác biệt?

Như đã nói ở phần trên của bài viết, Arrival Notice là thông báo được phát hành để người nhận nắm được các thông tin về hàng hóa cũng như thời gian và địa điểm nhận hàng.

Delivery Order (D/O) – lệnh giao hàng, là chứng từ mà bên nhập khẩu cần có để trình cho quản lý kho hàng tại cảng đến trước khi dỡ hàng khỏi container, kho, bãi…

Như vậy, Arrival Notice sẽ được phát hành trước và được kẹp trong bộ chứng từ để lấy lệnh giao hàng Delivery Order.

Lời kết

Có thể nói, Arrival Notice – giấy báo hàng đến vừa là chứng từ để hoàn tất thủ tục hải quan, vừa là căn cứ để xác minh hàng nhập khẩu. Hi vọng, những nội dung mà An Tín Logistics cung cấp trên đây đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về khái niệm Arrival Notice là gì. Chúc các bạn vui vẻ!