Partial Shipment là gì? Vai trò của giao hàng từng phần trong Logistics

Partial Shipment là thuật ngữ dùng để chỉ một phương thức giao hàng khá phổ biến trong xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về vai trò cũng như các điều khoản của hình thức giao hàng này.

Ở bài viết dưới đây, An Tín Logistics sẽ chia sẻ đến các bạn tất cả các thông tin về Partial Shipment là gì!

Partial Shipment là gì?

Partial Shipment – giao hàng từng phần là chia nhỏ một đơn hàng lớn thành các lô hàng nhỏ và giao trước một phần, thay vì phải đợi toàn bộ đơn hàng hoàn thành xong mới giao một đợt.

Có 3 tình huống xảy ra dẫn đến việc giao hàng từng phần cho khách hàng là:

• Khách hàng yêu cầu giao trước một phần đơn hàng.
• Sản phẩm hiện không đủ để hoàn thành đơn hàng. Do đó, bên xuất khẩu sẽ đàm phán với bên nhập khẩu về việc giao hàng trước một phần.
• Do điều kiện thời tiết mà phải vận chuyển từng phần của đơn hàng theo các hình thức khác nhau để đảm bảo chất lượng.

Ví dụ về Partial Shipment

Để giúp bạn đọc hình dung rõ hơn về hình thức giao hàng từng phần. An Tín Logistics sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể về Partial Shipment:

Công ty X ở Singapore đặt 1500 sản phẩm ghế nhựa của một nhà máy tại Việt Nam và 2 bên thỏa thuận sẽ hoàn thành việc sản xuất và bàn giao trong vòng 3 tháng. Tuy nhiên, do một số điều kiện khách quan mà nhà máy Việt nam chỉ sản xuất được khoảng 450 ghế/ tháng.

Khi đó, bên Việt Nam đã thuyết phục công ty X cho phép giao hàng từng phần đồng thời kéo dài thời gian giao hàng hơn. 2 bên đạt được thỏa thuận và thống nhất nhà máy sẽ giao tổng cộng cho công ty X là 1600 ghế nhựa trong vòng 4 tháng, đều đặn trước mùng 10 hàng tháng. Như vậy, nhà máy sẽ giao tối thiểu là 400 sản phẩm vào mỗi tháng cho công ty X cho đến khi nào đủ số lượng đặt hàng.

Vai trò của Partial Shipment 

Partial Shipment đóng vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu bởi:

Tăng tính linh hoạt

Việc giao hàng từng phần giúp cho 2 bên xuất nhập khẩu linh hoạt hơn trong vận chuyển hàng hóa. Thay vì chờ toàn bộ lô hàng hoàn thành có thể dẫn đến sự chậm trễ cho chuỗi cung ứng thì hàng được gửi đi theo lô nhỏ. Như vậy sẽ đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của người bán.

Quản lý hàng dễ dàng

Khi chia nhỏ đơn hàng thành các lô nhỏ, cả bên mua và bên bán sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và quản lý hàng hóa. Điều này cũng góp phần giảm thiểu những rủi ro khi vận chuyển. Bạn có thể sẽ chỉ gặp rủi ro cho một lô hàng nhỏ thay vì toàn bộ đơn hàng có giá trị lớn.

Tiết kiệm thời gian

Hàng hóa được sản xuất ra sẽ được vận chuyển đi nhanh chóng trong thời gian sớm nhất đến tay người mua. Như vậy, tiết kiệm được một khoản thời gian chờ đợi đáng kể đồng thời đảm bảo được tính liên tục trong chuỗi cung ứng.

Giảm rủi ro và chi phí

Điều này được thể hiện rõ nhất qua việc giảm tình trạng tồn kho hàng hóa. Khi vận chuyển theo từng lô nhỏ, người nhập khẩu có thể sẽ sử dụng ngay mà không cần qua kho. Từ đó, giảm các chi phí khác liên quan đến việc vận hành kho và bảo quản hàng hóa.

Thủ tục cần thiết khi giao hàng từng phần

Cũng giống như các phương thức khác, khi giao hàng từng phần cần thực hiện một số thủ tục sau:

• Người khai hải quan sẽ nộp đầy đủ các chứng từ, giấy tờ được quy định với từng loại hình xuất nhập khẩu. 
• Sau đó, cục hải quan sẽ thực hiện thông quan từng phần của đơn hàng dựa trên tình hình thực tế và mức độ kiểm tra hệ thống quản lý rủi ro trong quá trình đăng ký hải quan.

Một số điều khoản trong giao hàng từng phần Partial Shipment

Giao hàng từng phần sẽ bao gồm các điều khoản sau đây:

Thời gian giao hàng

2 bên không nên quá cứng nhắc trong việc thống nhất thời gian giao hàng. Trên thực tế, bên nhập khẩu luôn muốn quy định thời gian phải chính xác để họ chủ động trong việc nhận hàng.

Ngược lại, bên xuất khẩu lại muốn thời gian giao hàng được ghi theo kiểu mở, thường là một khoảng thời gian. 

Theo An Tín Logistics, việc người bán chấp nhận giao hàng vào một thời gian chính xác sẽ tiềm ẩn các rủi ro như:

• Không chuẩn bị đủ hàng hóa để kịp cho ngày giao như đã thống nhất.
• Trường hợp sản xuất hàng đủ và kịp tiến độ, bên bán vẫn phải phụ thuộc vào hãng tàu. Nếu tàu bị trễ thì khả năng rất cao là họ không đáp ứng được yêu cầu về thời gian quy định.
• Ngoài ra, nếu người bán không giao hàng đúng thời gian mà tiền hàng được thanh toán bằng L/C thì khả năng rất cao là hàng sẽ bị trả về.

Vì vậy, để tránh những rủi ro trên đồng thời không phải sửa lại chứng từ quá nhiều, các bên thường quy định giao hàng vào một khoảng thời gian mở. Đặc biệt, người bán không nên thỏa thuận giao hàng vào những thời điểm chuyển giao như cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tài chính.

Tốt nhất, bên nhập khẩu nên thông báo cho bên xuất khẩu biết về tầm quan trọng của ngày ETA (Estimated Time of Arrival – ngày hàng đến dự kiến) để chủ động trong việc điều chỉnh lịch giao hàng.

Địa điểm giao hàng

Nếu giao hàng theo phương thức đường biển từ cảng xuất phát đến cảng đích, chúng ta cần ghi trên hợp đồng giao hàng như sau:

• Tên cảng đi: Port of Charging hoặc Port of Loading (POL).
• Tên cảng đến: Port of Unloading hoặc Port of Discharging (POD).

Nếu giao nhận hàng bằng đường hàng không, các bạn sẽ cần điền 2 mục trên hợp đồng là:

• Tên sân bay đi: Loading Airport.
• Tên sân bay đích đến: Discharging Airport.

Trường hợp giao nhận theo EXW hay DDP, chúng ta cần ghi các thông tin cụ thể hơn:

• Tên cảng đi POL.
• Tên cảng đến POD.
• Nơi nhận hàng: Pick up place.
• Điểm đến cuối: Final Destination.

Thông báo của 2 bên khi giao hàng

Các bên nên cập nhật thường xuyên tình hình vận chuyển của lô hàng và trao đổi thông tin với nhau, bao gồm:

• Thời gian người mua gửi S/I cho người bán là bao giờ?
• 2 bên trao đổi với nhau về thời gian gửi booking.
• Người bán phải thông báo cho người mua biết thời gian tàu bắt đầu xuất phát từ cảng khởi hành.
• Khi người mua nhận được hàng, phải báo lại tình trạng hàng cho người bán biết.

Giao hàng từng phần và giao hàng nhiều lần khác nhau như thế nào?

Giao hàng nhiều lần – Shipment by Instalment được hiểu là giao hàng qua nhiều đơn vị vận chuyển, hàng chưa giao thành công đến khách hàng cần phải giao lại hoặc giao lại hàng cho đối tác trong trường hợp sản phẩm không đảm bảo tiêu chuẩn. Như vậy, giao hàng nhiều lần liên quan cả đến đơn vị vận chuyển chứ không chỉ là 2 bên mua và bán.

Trong khi đó, giao từng phần – Partial Shipment là một phương thức trong giao nhận hàng quốc tế, chia đơn hàng ra thành các lô nhỏ hơn và giao cho khách hàng. Việc giao hàng sẽ theo thỏa thuận giữa 2 đầu nhập khẩu và xuất khẩu, không liên quan đến đơn vị vận chuyển.

Lời kết

Hi vọng, những thông tin mà An Tín Logistics cung cấp trên đây đã giúp bạn đọc hiểu Partial Shipment là gì cũng như vai trò quan trọng của nó trong giao nhận quốc tế. Theo dõi thêm những thông tin bổ ích về lĩnh vực xuất nhập khẩu ở những bài viết sau của chúng tôi nhé. Chúc các bạn vui vẻ!